Steht eine Gehaltserhöhung an, denken Arbeitgeber und Arbeitnehmer häufig zuerst an eine Erhöhung des Bruttolohns. Steuerlich ist das jedoch oft die teuerste Lösung. Denn von zusätzlichen 100 Euro Bruttolohn kommt beim Arbeitnehmer regelmäßig nur etwa die Hälfte an, während den Arbeitgeber sogar Mehrkosten von über 120 Euro treffen. Deutlich wirtschaftlicher ist es häufig, die Vergütung durch steuerfreie oder pauschal besteuerte Benefits zu gestalten.
Klassische Gehaltserhöhung ist häufig die teuerste Lösung
Eine reguläre Bruttolohnerhöhung unterliegt grundsätzlich der Lohnsteuer sowie der Sozialversicherungspflicht. Dadurch profitieren weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber optimal. Denn während der Arbeitnehmer die Gehaltserhöhung individuell versteuern und verbeitragen muss, fallen beim Arbeitgeber zusätzlich Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung an.
Beispiel 1
Ein lediger Arbeitnehmer (Steuerklasse I, keine Kinder, drei Prozent Zusatzbeitrag zur KV) erhält bisher einen monatlichen Bruttolohn von 3.000 Euro. Ihm soll eine reguläre Gehaltserhöhung von monatlich 100 Euro gewährt werden.
Lösung: Bisher beträgt der Nettolohn des Arbeitnehmers ca. 2.054 Euro, während der Arbeitgeber mit ca. 3.636 Euro belastet wird. Durch die Gehaltserhöhung steigt zwar der Nettolohn auf ca. 2.109 Euro – ein Plus von 55 Euro. Der Aufwand für den Arbeitgeber steigt jedoch parallel auf ca. 3.757 Euro – ein Plus von 121 Euro.
Steuerfreie Benefits erhöhen Nettolohn deutlich effizienter
In vielen Fällen lässt sich derselbe wirtschaftliche Effekt für den Arbeitnehmer mit deutlich geringeren Arbeitgeberkosten durch steuerfreie Benefits erreichen. In der Praxis werden insbesondere folgende Benefits häufig genutzt:
- Gutscheine und Geldkarten i. S. v. § 8 Abs. 1 S. 3 EStG innerhalb der monatlichen Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG),
- Belegschaftsrabatte auf Produkte des Arbeitgebers im Umfang von jährlich bis zu 1.080 Euro (§ 8 Abs. 3 EStG),
- Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen, z. B. Geburtstag, im Wert von bis zu 60 Euro (R 19.6 LStR),
- Zuschüsse zu den Kosten der Unterbringung und Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder (§ 3 Nr. 33 EStG),
- zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn überlassene Fahrräder oder E-Bikes (§ 3 Nr. 37 EStG),
- die private Nutzung betrieblicher Smartphones, Tablets oder Notebooks einschließlich laufender Telekommunikationsleistungen (§ 3 Nr. 45 EStG),
- Leistungen zur Förderung der Elektromobilität (§ 3 Nr. 46 EStG),
- Zuschüsse zum Deutschlandticket (§ 3 Nr. 15 EStG).
Soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, bleiben diese Leistungen nicht nur steuerfrei. Infolge der Steuerbefreiung entfallen regelmäßig auch die Sozialabgaben (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV). Der wirtschaftliche Vorteil kommt damit vollständig beim Arbeitnehmer an.
Wichtig: Welche Benefits im Einzelfall sinnvoll sind, hängt insbesondere von den familiären Verhältnissen, dem Arbeitsweg und den privaten Lebensumständen des Arbeitnehmers ab. Eine pauschale Musterlösung gibt es nicht.
Beispiel 2
Anstelle einer Bruttolohnerhöhung von monatlich 100 Euro erhält der Arbeitnehmer einen Einkaufsgutschein über monatlich 50 Euro und ein betriebliches Smartphone einschließlich Mobilfunkvertrag zur privaten Nutzung. Der wirtschaftliche Vorteil hierfür beträgt monatlich 50 Euro.
Lösung: Der Gutschein bleibt innerhalb der gesetzlichen Sachbezugsfreigrenze von monatlich 50 Euro steuerfrei. Auch die private Nutzung des Smartphones ist nach § 3 Nr. 45 EStG steuer- und beitragsfrei. Statt eines Nettovorteils von lediglich rund 55 Euro (Beispiel 1) erhält der Arbeitnehmer einen wirtschaftlichen Vorteil von 100 Euro. Gleichzeitig reduzieren sich die Arbeitgeberkosten von rund 121 Euro auf lediglich 100 Euro. Eine Win-win-Situation für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Viele Benefits stärken gleichzeitig die Mitarbeiterbindung
Besonders attraktiv sind Benefits, die Arbeitnehmer dauerhaft nutzen können. Hierzu gehören insbesondere monatliche Gutscheine, Smartphones, Fahrräder, Tablets oder Notebooks. Solche Leistungen werden in der Praxis häufig stärker wahrgenommen als eine betragsmäßig identische Gehaltserhöhung.
Zudem wirken Benefits nicht nur steuerlich günstig. Viele von ihnen erhöhen zugleich die Bindung des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber. Dies gilt insbesondere für überlassene Wirtschaftsgüter wie Fahrräder, Smartphones, Tablets, Notebooks oder Wallboxen. Weil diese lediglich zur Nutzung überlassen werden, bleibt der Arbeitgeber Eigentümer. Wechselt der Arbeitnehmer den Arbeitgeber, muss er die überlassenen Gegenstände regelmäßig zurückgeben. Gerade hochwertige Benefits können dadurch die Attraktivität des Arbeitsplatzes zusätzlich erhöhen.
Auch pauschal besteuerte Benefits rechnen sich
Nicht alle Benefits sind steuerfrei. Zahlreiche Leistungen können nur nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal versteuert werden. Besonders beliebt sind in der Praxis:
- Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte im Umfang der Entfernungspauschale,
- Erholungsbeihilfen innerhalb der in § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 EStG verankerten Höchstbeträge sowie
- Zuschüsse zu den privaten Internetkosten nach Maßgabe des § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 S. 2 EStG, soweit tatsächliche Aufwendungen ersetzt werden.
Die pauschale Steuer von 15 bzw. 25 Prozent zuzüglich Soli trägt der Arbeitgeber, sodass der Arbeitnehmer wie bei steuerfreien Benefits einen realen Nettovorteil erzielt. Gleichzeitig bleiben die Leistungen bei Anwendung der Pauschalbesteuerung regelmäßig sozialversicherungsfrei (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV). Dadurch kann auch die Gesamtbelastung für den Arbeitgeber günstiger ausfallen als bei einer klassischen Gehaltserhöhung.
Beispiel 3
Der Arbeitgeber ersetzt die geplante Bruttolohnerhöhung von 100 Euro durch einen pauschal versteuerten Internetkostenzuschuss über 40 Euro sowie einen pauschal versteuerten Fahrtkostenzuschuss über 60 Euro.
Lösung: Der Arbeitnehmer erhält monatlich 100 Euro netto. Einschließlich der pauschalen Lohnsteuer wird der Arbeitgeber mit rund 120 Euro belastet. Denn der Internetzuschuss unterliegt einer pauschalen Steuer von 25 Prozent, während es beim Fahrtkostenzuschuss 15 Prozent sind, jeweils zuzüglich Soli. Arbeitgeber und Arbeitnehmer stehen damit wirtschaftlich besser dar als bei einer klassischen Bruttolohnerhöhung (vgl. Beispiel 1). Möchte der Arbeitgeber umfangreicher profitieren, könnte er dem Arbeitnehmer nur pauschal versteuerte Leistungen im Umfang von 75 Euro gewähren. Denn der Arbeitnehmer spart auch dann deutlich.
Wichtig: Die pauschale Steuerbelastung erhöht sich um die Kirchensteuer, wenn der Arbeitnehmer einer Religionsgemeinschaft angehört, die Kirchensteuer erhebt. Die Steuer wird entweder für jeden Arbeitnehmer individuell mit acht bzw. neun Prozent oder nach dem maßgeblichen Pauschalierungsverfahren erhoben. Der anzuwendende Pauschalsteuersatz hängt vom jeweiligen Bundesland ab und beträgt regelmäßig zwischen vier und sieben Prozent.
Der größte Hebel: Mehrere Benefits kombinieren
In der Praxis wird häufig lediglich über einen einzelnen Benefit nachgedacht. Das eigentliche Gestaltungspotenzial liegt jedoch darin, mehrere Begünstigungen miteinander zu kombinieren. So können etwa Einkaufsgutscheine, Kinderbetreuungsleistungen, betriebliches Smartphone, Fahrrad, Zuschüsse zum Deutschlandticket sowie pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschüsse nebeneinander gewährt werden. Dadurch lässt sich die Nettolohnoptimierung erheblich ausweiten.
Wichtig: Gerade im Rahmen von Gehaltsverhandlungen empfiehlt es sich daher, zunächst sämtliche steuerlichen Begünstigungen auszuschöpfen und erst anschließend über eine klassische Bruttolohnerhöhung zu entscheiden.
Auf einen Blick: Welche Vergütungsform lohnt sich?
Welchen wirtschaftlichen Unterschied eine klassische Gehaltserhöhung sowie steuerfreie bzw. pauschal besteuerte Benefits bewirken, zeigt die folgende Übersicht. Grundlage sind die vorstehenden Beispiele 1 bis 3:
| Reguläre Gehaltserhöhung (Beispiel 1) | Steuerfreie Benefits (Beispiel 2) | Pauschal besteuerte Benefits (Beispiel 3) | |
|---|---|---|---|
| Wert der zusätzlichen Vergütung | 100 Euro | 100 Euro | 100 Euro |
| Nettovorteil Arbeitnehmer | ca. 55 Euro * | 100 Euro | 100 Euro |
| Arbeitgeberbelastung | ca. 121 Euro | 100 Euro | ca. 120 Euro * |
| Lohnsteuer beim Arbeitnehmer | Ja | Nein | Nein |
| Sozialversicherung | Ja | Nein | Nein |
| Pauschale Steuer beim Arbeitgeber | Nein | Nein | Ja |
* ohne Kirchensteuer
Wichtig: Steuerfreie Benefits stellen regelmäßig die wirtschaftlich attraktivste Gestaltung dar. Sind deren Voraussetzungen nicht erfüllt, können pauschal besteuerte Benefits eine interessante Alternative sein.
Worauf Sie in der Praxis besonders achten sollten
Bei der Gestaltung von Benefit-Modellen scheitert die Steuerbegünstigung häufig nicht an der Art der Leistung, sondern an ihrer Umsetzung. So setzen zahlreiche Benefits voraus, dass die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird (§ 8 Abs. 4 EStG). Die bloße Umwandlung von Arbeitslohn führt daher häufig nicht zur gewünschten Steuerbefreiung bzw. Steuerpauschalierung. Vor Einführung eines Benefit-Modells sollte deshalb geprüft werden, ob die jeweilige Begünstigung ein Zusätzlichkeitserfordernis voraussetzt und ob diese Anforderung in der Praxis erfüllt wird.
Zudem sind die weiteren Anforderungen an den jeweiligen Benefit zu prüfen. Das gilt vor allem, wenn die Begünstigung an Höchstbeträge oder Freigrenzen gebunden ist – wie z. B. bei der monatlichen Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG). Wird die Grenze auch nur minimal überschritten, entfällt die Steuerbefreiung vollständig. Zu beachten ist auch, dass viele Benefits im Lohnkonto zu dokumentieren sind (§ 41 EStG i. V. m. § 4 Abs. 2 Nr. 4 und 8 LStDV).
Fazit: Eine klassische Bruttolohnerhöhung ist steuerlich häufig die teuerste Form der Vergütung. In vielen Fällen lassen sich durch steuerfreie oder pauschal besteuerte Benefits sowohl der Nettovorteil des Arbeitnehmers als auch die Gesamtbelastung des Arbeitgebers verbessern. Bei Gehaltsverhandlungen sollte daher zunächst geprüft werden, welche steuerlichen Vergünstigungen ausgeschöpft werden können, bevor eine klassische Gehaltserhöhung vereinbart wird. Gerade in Zeiten steigender Personal- bzw. Lohnnebenkosten können Benefits einen wichtigen Baustein einer wirtschaftlich effizienten und mitarbeiterorientierten Vergütungsstrategie darstellen.
Quellen
- § 8 Abs. 1 S. 3 EStG; § 8 Abs. 2 S. 11 EStG; § 8 Abs. 3 EStG; § 3 Nr. 33 EStG; § 3 Nr. 37 EStG; § 3 Nr. 45 EStG; § 3 Nr. 46 EStG