10 typische Fehler im Umgang mit dem Betriebsprüfer — und wie sie sich vermeiden lassen

Während Betriebsprüfungen für Steuerberater zum Tagesgeschäft gehören, sind sie für Apotheker eher die Seltenheit. Kein Wunder also, dass im Umgang mit dem Prüfer häufig Fehler gemacht werden. Diese können nicht nur die Atmosphäre mit dem Prüfer zerstören, sondern auch zu Steuernachzahlungen führen. Denn ist der Prüfer erst einmal verärgert oder misstrauisch, werden oft Feststellungen getroffen, die bei einem reibungslosen Prüfungsablauf unterblieben wären.

Fehler 1: Einspruch gegen die Prüfungsanordnung

Betriebsprüfungen erfolgen oft unerwartet. Dennoch darf der Prüfer nicht „einfach so“ in der Apotheke auftauchen und mit der Prüfung beginnen. Gemäß § 196 Abgabenordnung (AO) muss nämlich vorab eine Prüfungsanordnung erlassen werden. Das ist ein schriftlicher oder elektronischer Verwaltungsakt, der mit einer Rechtsbehelfsbelehrung versehen ist. Das bedeutet, dass gegen die Anordnung mit einem Einspruch vorgegangen werden kann (§§ 347 ff. AO). Ein Einspruch ist jedoch nur sinnvoll, wenn die Voraussetzungen für eine Betriebsprüfung nicht gegeben sind. Ein Einspruch gegen eine rechtmäßige Anordnung würde das Verhältnis zwischen Apotheker und Prüfer nicht verbessern, sondern verschlechtern. Immerhin muss sich der Prüfer nun (unnötige) zusätzliche Arbeit machen, um den Einspruch zu bearbeiten. Und wer möchte schon gerne von einem schlecht gelaunten Prüfer geprüft werden?

Fehler 2: Prüfungsbeginn zu kurzfristig verschoben

Die Betriebsprüfung und der genaue Beginn werden durch die Prüfungsanordnung angekündigt. Dabei kann es passieren, dass die Prüfung zeitlich nicht gelegen kommt. Vielleicht ist der Apothekeninhaber gerade erkrankt oder der Steuerberater hat keine Zeit. Deshalb ist es gut zu wissen, dass der Prüfungsbeginn nicht in Stein gemeißelt ist. Er soll nämlich auf Antrag auf einen anderen Zeitpunkt verlegt werden, wenn dafür wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden (§ 197 Abs. 2 AO). Die Praxis zeigt, dass viele Prüfer für eine Verschiebung des Prüfungsbeginns offen sind – vor allem dann, wenn der Apotheker oder sein Steuerberater frühzeitig mit dem Prüfer Kontakt aufnimmt (ggf. auch telefonisch) und ihm schildert, warum die Prüfung in einigen Wochen oder Monaten deutlich besser passen würde.

Beachten Sie: Zu viel Zeit sollte bis zum Beginn der zu verschiebenden Prüfung nicht verstreichen. Denn je näher der Prüfungsbeginn rückt, desto schwieriger wird es werden, den Prüfer von einer Verschiebung der Prüfung zu überzeugen. Der Grund dafür ist ganz einfach: Wenn der Prüfer den Prüfungsbeginn z. B. für kommenden Montag terminiert hat und er erst am Freitag davor mit der Bitte um eine Verschiebung angerufen wird, was soll er dann ab Montag tun, wenn er dem Antrag stattgibt? Er hat ja keine andere Prüfung in der Hinterhand.

Fehler 3: Keine Informationen über den Prüfer eingeholt

Der Prüfer wird sich im Vorfeld der Prüfung über die Apotheke informieren. Dazu werden regelmäßig die Steuerakten gesichtet und Recherchen im Internet durchgeführt. Vor allem die Homepage der Apotheke und ein eventueller Auftritt auf Facebook und Co. verraten dem Prüfer oft schon vor der Prüfung viel über die Apotheke. Wurde vielleicht während der Coronapandemie ein Impf- oder Testzentrum betrieben? Mit diesem Wissensvorsprung geht der Prüfer in das Eröffnungsgespräch. Apotheker sollten sich deshalb ebenfalls über den Prüfer informieren. Da die Prüfungsanordnung den Nachnamen des Prüfers enthält (§ 197 Abs. 1 AO), können Apotheker selbst Erkundigungen über den Prüfer einholen. Vielleicht kennt ein Berufskollege den Prüfer bereits aus einer früheren Prüfung? Dann kann daraus schon ein wenig über die Arbeitsweise erfahren und grob eingeschätzt werden, wie die Prüfung ablaufen wird.

Praxistipp: In jedem Fall ist es nicht verkehrt, das Internet zu befragen. Wenn der Prüfer keinen Allerweltsnamen hat, lässt sich der vollständige Name i. d. R. schnell in Erfahrung bringen. Über Google und Co. erhält die Apotheke einen ersten Eindruck vom Prüfer und findet häufig auch Einträge zu privaten Interessen und Hobbys. Damit ist der Grundstock für Small Talk gelegt. Zudem ist es hilfreich zu wissen, ob man es mit einem „alten Hasen“ oder einem jungen Prüfer zu tun hat.

Fehler 4: Die Prüfung nicht sorgfältig vorbereitet

Im Rahmen der Prüfung wird der Prüfer nicht nur die Steuererklärungen und Bilanzen sichten, sondern auch die darin enthaltenen Zahlen auf Herz und Nieren prüfen und plausibilisieren. Meistens greift er dabei zuerst auf die Daten der Finanzbuchhaltung zu, spielt sie in sein Notebook ein und analysiert sie mit der Software IDEA. Zudem hat der Prüfer Anspruch auf alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (§ 197 Abs. 3, § 200 AO). Das sind z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbücher, Inventur- und Jahresabschlussunterlagen, Sach- und Personenkonten sowie Anlagenverzeichnisse. Diese Unterlagen sollten bis zum Beginn der Prüfung zusammengestellt werden, um gut vorbereitet zu sein und bei Rückfragen nicht in Hektik zu verfallen.

Beachten Sie: Der Bundesfinanzhof (BFH) hat jüngst entschieden, dass Apotheker auch E-Mails mit rechnungslegungsrelevanten Inhalten vorlegen müssen (BFH, Urteil vom 30.04.2025, Az. XI R 15/23). Ein Gesamtjournal aller privaten Mails darf der Prüfer jedoch nicht fordern.

Fehler 5: Dem Prüfer keine Räumlichkeiten angeboten

Die Prüfung sollte direkt in der Apotheke oder, falls das nicht möglich ist, beim Steuerberater stattfinden. Ideal ist es, wenn dem Prüfer in der Nähe des Büros seines künftigen Ansprechpartners ein Arbeitsplatz angeboten wird. Das gestaltet den Prüfungsablauf relativ reibungslos. Es sollte vermieden werden, den Prüfer damit zu vertrösten, dass kein geeigneter Arbeitsplatz vorhanden ist. Denn dann wird er vermutlich im Finanzamt prüfen. Das Problem dabei ist, dass der Prüfer sich viel einfacher mit Kollegen über die Prüfung austauschen kann. So kommen vielleicht Themen und Fragen auf den Tisch, die andernfalls unterblieben wären. Zudem ist nicht mehr erkennbar, wann sich der Prüfer überhaupt um die Prüfung kümmert.

Fehler 6: Mitarbeiter nicht informiert

Während der Betriebsprüfung in der Apotheke wird der Prüfer Augen und Ohren offenhalten. Schnappt er beim Gang über den Flur oder beim Small Talk interessante Informationen auf, können daraus weitere, eventuell unliebsame Rückfragen resultieren. Deshalb sollten die Mitarbeiter (auch die des Steuerberaters) vorab entsprechend informiert und die Auskunftspersonen festgelegt werden. An wen hat der Prüfer seine Rückfragen zu richten und wer darf ihm mündlich und/oder schriftlich Auskunft erteilen? Alle anderen Mitarbeiter sollten angewiesen werden, gegenüber dem Prüfer keine Aussagen zu machen und keine Unterlagen in der Apotheke offen herumliegen zu lassen.

Fehler 7: Mündliche Kommunikation mit dem Prüfer

Mit dem Betriebsprüfer sollte gleich zu Beginn der Prüfung vereinbart werden, in welcher Form Anfragen zu kommunizieren sind. Natürlich kann das mündlich erfolgen. Es empfiehlt sich aber, um schriftliche Anfragen zu bitten. Das dient einerseits der eigenen Dokumentation und bietet andererseits die Möglichkeit, die Antworten sorgfältig zu überlegen. Bei mündlichen Antworten wird schnell mehr erzählt als gewollt. Zudem kann die Antwort vom Prüfer anders verstanden werden, als sie gemeint war. Schriftliche Anfragen können außerdem besser delegiert werden, beispielsweise an den Steuerberater.

Praxistipp: Zudem sollte der Prüfer gebeten werden, Prüfungsfeststellungen schriftlich mit Angabe der Rechtsgrundlagen auszuhändigen. So lassen sich diese einfacher prüfen. Zudem behält man so den Überblick, was an potenziellen Feststellungen und damit an Steueränderungen im Raum steht. Mit schriftlichen Feststellungen lässt sich auch die Schlussbesprechung besser vorbereiten.

Fehler 8: Abschlussunterlagen und Co. nur auf Rückfrage vorgelegt

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen dem Prüfer nur nach Anforderung vorgelegt werden. Es empfiehlt sich aber, dem Prüfer zumindest die regelmäßig angeforderten Unterlagen sofort auszuhändigen. Das sind die Jahresabschlussunterlagen sowie die Eingangs- und Ausgangsrechnungen – zumindest die für außergewöhnliche Geschäftsvorfälle wie den Erwerb eines Botenfahrzeugs oder Verträge für neu angemietete Apothekenräume. Zum einen wirkt die Apotheke so auf den Prüfer transparent und offen und nicht, als hätte sie etwas zu verbergen. Zum anderen wird der eigene Arbeitsaufwand reduziert. Denn muss der Prüfer jeden Beleg gesondert anfordern, werden oft täglich lange Listen mit konkreten Belegen ausgehändigt, die zuvor möglichst zeitnah herausgesucht werden müssen.

Praxistipp: Manche Prüfer fordern bereits als Anlage zur Prüfungsanordnung die Vorlage von dort näher bezeichneten Unterlagen. Diese Unterlagen sind dann zum Prüfungsbeginn vorzulegen.

Fehler 9: Auf Zeit gespielt – und neue Rückfragen kassiert

Alle Rückfragen des Prüfers sollten schnellstmöglich beantwortet werden – und das hat mehrere Gründe:

• Der Prüfer kann die Nichtbeantwortung von Anfragen bzw. Verzögerungen sanktionieren, z. B. mit einer Mitwirkungsverzögerung nach § 200a AO.
• Zudem kann es problematisch sein, wenn der Prüfer „leerläuft“. Wenn er alles geprüft und angefragt hat, was er sich vorgenommen hat, aber noch Antworten auf seine Rückfragen ausstehen, muss er die Zeit irgendwie füllen. Was soll er tun? Sich entspannt zurücklehnen und abwarten? In das Finanzamt fahren? Oder soll er sich anderen Prüfungsfeldern widmen, die er eigentlich aussparen wollte?
• Oft entscheidet sich der Prüfer für die letzte Variante, sodass es zu unliebsamen zusätzlichen Rückfragen und neuen Prüfungsfeldern kommt. Die Devise sollte deshalb lauten, den Prüfer so umfangreich zu beschäftigen, dass er sich keinen anderen Themen widmen kann. Dabei ist auch zu bedenken, dass der Prüfer i. d. R. bereits den Termin für die nächste Prüfung festgelegt hat. Er kann sich also nicht ewig Zeit lassen.

Fehler 10: Prüfungsfeststellungen vorschnell akzeptiert

Ausgehändigte Prüfungsfeststellungen sollten geprüft werden. Eine Zustimmung sollte nur erfolgen, wenn die Feststellungen außer Zweifel stehen. Besteht noch eine (kleine) Möglichkeit dafür, dass die Feststellung doch nicht richtig ist, sollte bis zur Schlussbesprechung abgewartet werden. Denn in dieser Besprechung werden alle offenen Feststellungen ausgiebig diskutiert, sodass hier das Verhandlungsgeschick des Steuerberaters gefragt ist:

Praxistipp: Bei einem Kompromiss sollte immer die finale steuerliche Auswirkung bedacht werden. Feststellungen, die nur zu einer Gewinnverschiebung führen (z. B. nicht anerkannte Rückstellungen), sollten schneller akzeptiert werden als Feststellungen mit einer finalen Auswirkung (z. B. nicht anerkannte Aufwendungen).

• Vielleicht kann der Prüfer bei einzelnen Feststellungen doch noch vom Gegenteil überzeugt werden, weil ein Sachverhalt falsch verstanden oder nicht korrekt gewürdigt wurde.
• Oft kann auch ein Kompromiss ausgehandelt werden, um die Prüfung einvernehmlich und ohne strittige Feststellungen – die in einem Einspruch enden würden – abzuschließen.

Quellen

• BFH 30.4.2025, XI R 15/23, Urteil
• § 196 AO; § 197 AO; § 200a AO