Neue Vorschriften beachten: Nach dem GmbH-Gesetz muss nach jeder personellen Veränderung innerhalb des Gesellschafterkreises einer Kapitalgesellschaft oder des Umfangs der Beteiligung eines Gesellschafters durch den Geschäftsführer eine unterschriebene Gesellschafterliste zum Handelsregister eingereicht werden.
Mit Wirkung zum 1. Juli 2018 hat der Gesetzgeber die sogenannte Gesellschafterlistenverordnung verkündet. Ziel der sehr formell gestalteten Vorschriften ist, die Handelsregister in die Lage zu versetzen, Gesellschafter und deren Geschäftsanteile möglichst schnell zu identifizieren. So schreibt die neue Verordnung vor, dass zukünftig nicht nur die Gesellschafter fortlaufend mit arabischen – und nicht mit römischen – Zahlen aufzulisten sind, und dass Änderungen im Vergleich zu früher eingereichten Listen nunmehr in einer gesonderten Veränderungsspalte kenntlich zu machen sind. Die prozentualen Beteiligungsverhältnisse sind mit mindestens einer Nachkommastelle darzustellen, damit insbesondere festgestellt werden kann, ob ein Gesellschafter mehr als 25 Prozent der Geschäftsanteile hält und dadurch als sogenannter wirtschaftlich Berechtigter einzuordnen ist.
Eine gewisse Erleichterung für die Praxis ist, dass zukünftig Notare, die Veränderungen der Verhältnisse beurkundet haben, die Gesellschafterliste anstelle der Geschäftsführer zu unterschreiben und zum Handelsregister einzureichen haben.