Verwendet ein Unternehmer oder Arbeitnehmer bei der Nutzung eines betrieblichen oder dienstlichen Kraftfahrzeugs (Kfz) ein elektronisches Fahrtenbuch für die Ermittlung der beruflichen und privaten Fahrten, gelten hierfür dieselben formellen Anforderungen wie für ein Fahrtenbuch in Papierform. In dem Beitrag „Elektronisches Fahrtenbuch hilft“ haben wir ausführlich über die strengen Anforderungen der Finanzverwaltung an Fahrtenbücher berichtet.
Das Finanzgericht Niedersachsen (FG) hat in einem Urteil aus Januar 2019 ein Fahrtenbuch nicht anerkannt, weil es noch nach Jahren nachträgliche Eintragungen und Bearbeitungen ermöglichte. Im Urteilsfall hatte der Kläger einen Fahrtenbuchstecker mit integriertem GPS-Modul verwendet, der auf den im Fahrzeug vorhandenen sogenannten OBD-2-Stecker aufgesteckt wurde. Über das Mobilfunknetz wurden so die jeweils aktuellen Positionen des Fahrzeugs sowie die Bewegungsdaten aufgezeichnet. Der Kläger konnte über einen Online-Zugang die aufgezeichneten Daten abrufen und um Angaben zum Fahrtzweck ergänzen. Das Programm sah hierfür keine zeitliche Befristung vor. Eintragungen und Änderungen waren solange möglich, bis der Nutzer einen von ihm selbst bestimmten Zeitraum als unveränderlich gekennzeichnet hatte.
Der Kläger konnte nicht nachweisen, wann er die manuell zu ergänzenden Angaben tatsächlich eingetragen hatte. Dies sah das FG als erheblichen Mangel an, der zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führte. Es ist nach Auffassung der Richter nicht ausreichend, wenn nur die per GPS übermittelten Geo-Daten zeitnah erfasst werden. Auch die manuellen Eintragungen müssen zeitnah ergänzt werden.
Das FG beanstandete zudem, dass der Kläger zu keinem Zeitpunkt die tatsächlichen Kilometerstände mit den rechnerisch ermittelten Kilometerständen abgeglichen habe. Dadurch sei ihm zum Beispiel beim Fahrzeugwechsel nicht aufgefallen, dass der Kilometerstand des alten Fahrzeugs im Fahrtenbuch für das neue Fahrzeug fortgeschrieben wurde und dass in mehreren Fällen der im Fahrtenbuch angegebene Kilometerstand nicht mit dem auf einer Werkstattrechnung angegebenen Kilometerstand übereinstimmte. Der Kläger habe überdies zahlreiche Einzelfehler bei der Erfassung der Fahrten gemacht. Aus den GPS-Daten seien beispielsweise Fahrtunterbrechungen an Supermärkten ersichtlich, die im Fahrtenbuch nicht entsprechend gekennzeichnet waren.
Eine Verwerfung des Fahrtenbuchs hat zur Folge, dass der private Nutzungsanteil mit der sogenannten Ein-Prozent-Regelung zu ermitteln ist. Dies führt regelmäßig zu höheren Entnahme- beziehungsweise Sachbezugswerten.
Unser Rat
Elektronische Fahrtenbücher erleichtern durch automatische Eintragung der GPS-Bewegungsdaten die Fahrtenbuchaufzeichnungen. Das vorstehende Urteil macht aber deutlich, dass eine steuerliche Anerkennung nur erfolgen kann, wenn die manuell einzutragenden Angaben innerhalb von sieben Tagen nach Abschluss der Fahrt ergänzt und unveränderlich festgeschrieben werden. Sie sollten daher bei der Auswahl eines elektronischen Fahrtenbuchs genau hinsehen. Einige Fahrtenbuchlösungen, wie zum Beispiel die der Firma Vimcar GmbH, haben die Sieben-Tages-Frist bereits programmseitig umgesetzt und sind zudem in der Lage, den Tachostand am Pkw unmittelbar aus dem Bordsystem auszulesen. Ein manueller Abgleich zwischen erfassten und tatsächlich gefahrenen Kilometern entfällt damit.