Offenlegungspflichtige Gesellschaften (insbesondere AG, GmbH und GmbH & Co. KG) sind zur Offenlegung ihrer Rechnungsunterlagen verpflichtet. Die Art und Weise sowie der Umfang der Offenlegung hängen entscheidend von der Unternehmensgröße ab. Nachfolgend sind einige Informationen für die Offenlegung bei kleinen Kapitalgesellschaften und Kleinstkapitalgesellschaften aufgeführt.
Fristen und Ordnungsgeld
Die Unterlagen sind spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahrs zu übermitteln, auf das sie sich beziehen. Kommt das Unternehmen der Pflicht zur Offenlegung nicht rechtzeitig oder nicht vollständig nach, leitet das Bundesamt für Justiz (BfJ) ein Ordnungsgeldverfahren ein. Das Unternehmen wird aufgefordert, innerhalb einer sechswöchigen Nachfrist den gesetzlichen Offenlegungspflichten nachzukommen. Gleichzeitig droht das BfJ ein Ordnungsgeld an. Entspricht das Unternehmen der Aufforderung nicht, wird das Ordnungsgeld festgesetzt.
Beachten Sie: Ordnungsgeldandrohungen und Ordnungsgeldfestsetzungen können so lange wiederholt werden, bis die Veröffentlichung erfolgt ist. Die Ordnungsgelder werden dabei schrittweise erhöht.
Mit der Androhung werden den Beteiligten die Verfahrenskosten auferlegt. Diese entfallen nicht dadurch, dass der Offenlegungspflicht innerhalb der gesetzten Nachfrist nachgekommen wird.
Beachten Sie: Das BfJ hat kürzlich mitgeteilt, dass für den Jahresabschluss für 2024 vor Mitte März 2026 kein Ordnungsgeldverfahren eingeleitet wird. Auch in den Vorjahren gab es eine Verschiebung bzw. eine faktische Fristverlängerung, die nach den Angaben des BfJ nun letztmalig gewährt wird.
Unternehmensregister
Offenzulegende oder zu hinterlegende Daten sind elektronisch beim Unternehmensregister einzureichen. Dieses wird vom Bundesanzeiger Verlag geführt. Nach der Registrierung und Anmeldung trifft man die passende Auswahl „Jahresabschluss offenlegen/hinterlegen“ und lädt die Daten im XBRL-Format hoch. Oftmals erfolgt die elektronische Übermittelung aber direkt aus einem Steuerprogramm heraus.
Offenlegung oder Hinterlegung in Abhängigkeit der Unternehmensgröße
Welche konkreten Unterlagen einzureichen sind, hängt von der Gesellschaftsgröße ab:
Kleine Kapitalgesellschaften i. S. des § 267 Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs (HGB) sind solche, die mindestens zwei der folgenden Kriterien nicht überschreiten:
Bilanzsumme: 7.500.000 EUR, Umsatzerlöse:15.000.000 EUR, Arbeitnehmer: durchschnittlich 50/Jahr.
Kleinstkapitalgesellschaften (§ 267a HGB) sind eine Teilmenge der kleinen Kapitalgesellschaften, bei denen mindestens zwei der drei genannten Kriterien (Bilanzsumme: 450.000 EUR, Umsatzerlöse: 900.000 EUR, Arbeitnehmer: durchschnittlich 10/Jahr) nicht überschritten werden (vorbehaltlich der Regelungen in § 267a Abs. 3 HGB).
Beachten Sie: Eine Umstufung erfolgt grundsätzlich nur, wenn zwei Merkmale an zwei aufeinander folgenden Bilanzstichtagen über- oder unterschritten sind.
Kleine Gesellschaften müssen nur die (verkürzte) Bilanz und einen verkürzten Anhang (ohne Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung) einreichen.
Kleinstkapitalgesellschaften müssen ihre (verkürzte) Bilanz (nebst eventuellen Angaben unter der Bilanz) übermitteln. Ferner haben sie das Wahlrecht, ob sie ihre Publizitätsverpflichtung durch Offenlegung oder dauerhafte Hinterlegung der Bilanz erfüllen. Hinterlegte Unterlagen werden nicht automatisch öffentlich angezeigt, sondern können nur auf Antrag und gegen Gebühr eingesehen werden. Damit sind die Zugriffsmöglichkeiten eingeschränkt.
Quellen
- insbesondere § 326 HGB