In Deutschland werden elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zwischen inländischen Unternehmern bald verpflichtend sein. Mit dem im März 2024 von Bundestag und Bundesrat verabschiedeten Wachstumschancengesetz werden die gesetzlichen Grundlagen geschaffen. Die EU hat auch bereits grünes Licht für das Vorhaben gegeben. Im Folgenden möchten wir über den gesetzlichen Rahmen und über die praktische Umsetzung berichten.
Grundlage ist Initiative auf EU-Ebene
Die EU plant für die Umsatzsteuer europaweit die Einführung eines Meldesystems, das den grenzüberschreitenden Handel vereinfachen und Umsatzsteuerbetrug unterbinden soll (ViDA – Vat in the Digital Age). Im Jahr 2028 soll das Meldesystem nach dem bisherigen Zeitplan europaweit in Kraft treten. Mittlerweile gibt es allerdings Stimmen, die eine Verschiebung des Meldesystems um zwei bis vier Jahre fordern. Grundlage für ein Meldesystem ist eine elektronische Rechnungsstellung auf Unternehmerebene. Um die E-Rechnung bereits im Vorgriff auf das europaweite Meldesystem in Deutschland einzuführen, bedurfte es einer Genehmigung durch die EU, die im Juli 2023 erteilt wurde.
Verpflichtung gesetzlich geregelt
Unternehmer sind grundsätzlich berechtigt, eine Rechnung auszustellen, wenn sie eine Leistung ausführen. Erbringen sie diese Leistung an einen anderen Unternehmer (B2B-Leistung), sind sie in aller Regel zur Rechnungsstellung verpflichtet. Für das Ausstellen haben Unternehmer sechs Monate Zeit. An diesen grundsätzlichen Regelungen ändert sich nichts. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich ist künftig aber gesetzlich festgeschrieben, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.
Dateiformat standardisiert
Auch ein standardisiertes Dateiformat der elektronischen Rechnung wird gesetzlich festgeschrieben. Um europaweit einen einheitlichen technischen Standard zu etablieren, wurde seitens der EU eine Norm (CEN 16931) für das Datenformat zur elektronischen Rechnungsstellung als Standard entwickelt. Heute erfüllen bereits die sogenannte „XRechnung“ oder eine „ZUGFeRD-Rechnung“ die technischen Voraussetzungen. Eine Rechnung im „ZUGFeRD-Format“ kombiniert eine visuelle PDF-Datei und eine integrierte Rechnungsdatei im XML-Format. Beim „XRechnung-Format“ kann keine Auslesung mit dem bloßen Auge erfolgen, da lediglich eine Rechnungsdatei im XML-Format vorliegt. Es ist davon auszugehen, dass sich die Softwareprodukte für Abrechnungszwecke schnell an die neuen Standards anpassen werden.
Ab wann gilt die Verpflichtung?
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsausstellung tritt grundsätzlich am 01.01.2025 in Kraft. Aufgrund des zu erwartenden Umstellungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre bis 2027 gesetzlich geregelt:
- Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen standardisierten Format entsprechen, bleiben zulässig. Hierzu gehören beispielsweise Rechnungen im PDF-Format.
- Bis Ende 2027 dürfen weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen standardisierten Format entsprechen, bleiben zulässig. Voraussetzung ist allerdings in beiden Fällen, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresnettoumsatz – sprich Umsatz im Jahr 2026 – von maximal 800.000 Euro hatte. Bei Überschreiten der Umsatzgrenze ist ab 01.01.2027 die elektronische Rechnung in standardisiertem Format verpflichtend.
- Bis Ende 2028 dürfen weiterhin elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen standardisierten Format entsprechen, übermittelt werden. Voraussetzung ist aber, dass die Übermittlung mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) erfolgt.
Ab 2028 sind Papierrechnungen im B2BBereich zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich nicht mehr zulässig. Die neuen Anforderungen an die standardisierte elektronische Rechnung sind insgesamt zwingend einzuhalten. Damit werden die Voraussetzungen geschaffen, das europaweit geplante Meldesystem einzuführen. Auch die Erstellung einer elektronischen Gutschrift für Abrechnungszwecke ist und bleibt möglich. In diesen Fällen ist das standardisierte Dateiformat zwingend zu nutzen.
Welche Ausnahmen gibt es?
Rechnungen an Endverbraucher (B2CLeistung) sind dauerhaft nicht betroffen. An Endverbraucher darf eine elektronische Rechnung nur nach vorheriger Zustimmung gesendet werden.
Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro sowie Fahrausweise und bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen fallen nicht unter die neuen Regelungen. Hierzu gehört unter anderem die umsatzsteuerfreie Vermietung oder Verpachtung. Aber aufgepasst: Wenn die Vermietung oder Verpachtung freiwillig umsatzsteuerpflichtig behandelt wird, gilt auch insoweit die Pflicht zur elektronischen Rechnung. Die häufig in der Praxis als Rechnung genutzten Miet- oder Pachtverträge entsprechen nicht den gesetzlichen Anforderungen. Es müssen in diesen Fällen elektronische Rechnungen erstellt werden.
Weitere Ausnahmen sieht das Gesetz nicht vor. Somit fallen grundsätzlich auch Kleinunternehmer unter die Verpflichtung der Verwendung einer elektronischen Rechnung bei B2B-Leistungen.
Was müssen Rechnungsempfänger beachten?
Wenn ein Unternehmer als Rechnungsaussteller die beschriebenen Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt oder nehmen kann, müssen Rechnungsempfänger als Unternehmer (B2B-Bereich) bereits ab 01.01.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen, bestenfalls elektronisch verarbeiten, ablegen und dauerhaft archivieren zu können. Das gilt für alle Unternehmer, also zum Beispiel auch für pauschalierende Landwirte, Vermieter, Ärzte und Kleinunternehmer. Es ist darauf zu achten, dass ein elektronisches Rechnungsdokument im empfangenen Format dauerhaft archiviert werden muss. Nur so ist und bleibt insbesondere ein etwaiger Vorsteuerabzug möglich. Ein Papierausdruck einer elektronischen Rechnung ist aus umsatzsteuerlicher Sicht nichts wert. Großes Augenmerk gilt daher der dauerhaften Archivierung sämtlicher empfangenen elektronischen Eingangsrechnungen.
E-Rechnung führt zu veränderten Arbeitsprozessen
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ist gesetzlich festgeschrieben und wird in der Praxis Einzug halten. Der Umstellungsdruck der Unternehmer wächst rasant. Die Bereitschaft zur Veränderung der Arbeitsprozesse rund um den Rechnungsein- und -ausgang sollte Einzug in die Unternehmen halten. Prozessabläufe wie Rechnungsfreigabe, Zahlungen und Übermittlung an den Steuerberater sollten zwingend digitalisiert werden.
