Nehmen Sie die Pflicht zur Einführung der elektronischen Rechnung zum Anlass, Ihre Arbeitsprozesse rechtzeitig zu optimieren. Die Gestaltung neuer Prozesse ist immer eine Herausforderung und wird Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Die Bereitschaft zur Veränderung ist dabei unerlässlich. Wer frühzeitig beginnt, profitiert eher von den sich daraus ergebenden Vorteilen. Denn die elektronische Rechnung setzt einen neuen Standard.
Je strukturierter Sie die Einführung der E-Rechnung angehen, desto reibungsloser gestaltet sich die Realisierung. Gehen Sie deshalb Schritt für Schritt vor: Analysieren Sie zunächst Ihre internen Abläufe und passen Sie diese falls nötig an. In diesem Zug sollten Sie auch verantwortliche Mitarbeitende benennen. Sind die Prozesse optimiert, können Sie in den Schritten 2 und 3 Rechnungseingang und Rechnungsausgang der E-Rechnung umsetzen. Für eine erfolgreiche Einführung sollten Sie schließlich im letzten Schritt noch alle beteiligten Mitarbeitenden schulen und Ihre Prozesse dokumentieren.
1. Informieren und Planen
In einem ersten Schritt empfiehlt es sich, die eigenen internen Prozesse zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, um eine effiziente Abwicklung der elektronischen Rechnung zu ermöglichen. Denken Sie auch an elektronische Rechnungsfreigabeprozesse. Dies kann die Implementierung entsprechender Software-Lösungen sowie die Schulung der Mitarbeitenden umfassen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Legen Sie Verantwortlichkeiten fest, um den E-Rechnungs-Workflow zu steuern.
2. E-Rechnungseingang umsetzen
Der nächste Schritt besteht in der Umstellung des Rechnungseingangs auf den E-Rechnungs-Prozess. Bevor Sie den Rechnungseingang technisch umsetzen, sollten Sie noch einige Vorbereitungen treffen: Legen Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang im Unternehmen an. Trennen Sie immer private und betriebliche E-Mail-Konten. So haben Sie alle Rechnungen auf einen Blick gebündelt. Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern und Lieferanten mit, dass Sie auf die E-Rechnung umstellen und Rechnungen künftig an Ihre zentrale Rechnungsadresse geschickt werden sollen. Eine dauerhafte Archivierung der eingehenden Daten und Dokumente ist zu gewährleisten.
3. E-Rechnungsausgang umsetzen
Sie haben den Eingang der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen umgesetzt. Dann können Sie sich um den Ausgang der E-Rechnung kümmern. Auch hier gibt es einige notwendige Vorbereitungen, die Sie vor der eigentlichen technischen Umsetzung treffen sollten: Erkundigen Sie sich nochmals nach der E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang Ihrer B2B-Kunden und aktualisieren Sie diese in Ihren Stammdaten. Prüfen Sie Ihre vorhandenen Softwareprodukte zur Rechnungsschreibung, eventuell sind bei Ihnen Softwareanpassungen notwendig.
Schreiben Sie derzeit Ihre Rechnungen über Microsoft Word, Microsoft Excel oder manuell?
Merke: Das ist zukünftig bei Leistungen im B2B-Bereich nicht mehr möglich. Auch eine PDF-Datei ist keine elektronische Rechnung. Möchten Sie auch Endverbrauchern elektronische Rechnungen zustellen? Dann holen Sie sich vor der Umsetzung des Rechnungsausgangs noch die Zustimmung Ihrer B2C-Kunden für den Empfang der E-Rechnung.
4. Schulung und Dokumentation
Wichtig ist es, Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Prozessen zu schulen und die E-Rechnungs-Prozesse transparent für alle Beteiligten zu dokumentieren. So kann im Zweifel Wissen bereitgestellt werden.
