Neue Regeln für Zuzahlungen eines Arbeitnehmers: Die Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer ist ein beliebtes Instrument zur Mitarbeiterbindung, -motivation und -entlohnung. Häufig sehen Dienstwagenüberlassungsverträge vor, dass Arbeitnehmer Zuzahlungen leisten müssen. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in mehreren Urteilen aus Dezember 2016 entschieden, dass solche Zuzahlungen den steuerpflichtigen geldwerten Vorteil mindern. Sowohl die Finanzverwaltung als auch die Sozialversicherung haben beschlossen, die Urteilsgrundsätze allgemein anzuwenden.
Der geldwerte Vorteil des privaten Nutzungsanteils eines Dienstwagens ist entweder nach der sogenannten Ein-Prozent-Regelung oder auf Grundlage eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuches zu ermitteln. Bei der Ein-Prozent-Regelung bemisst sich der geldwerte Vorteil pauschal nach dem inländischen Bruttolistenpreis des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Führt der Arbeitnehmer
ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, wird der private Nutzungsanteil anhand der tatsächlichen Fahrzeugaufwendungen und des Verhältnisses von dienstlich zu privat gefahrenen Kilometern errechnet.
Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern den zu versteuernden Nutzungswert unabhängig davon, ob es sich um feste Monatspauschalen, an der Fahrleistung orientierte Kilometerpauschalen oder um die Übernahme einzelner Kfz-Kostenbestandteile, wie etwa der Kraftstoffkosten, handelt.
Beispiele: Die Dienstwagenregelung für Arbeitnehmer A sieht vor, dass er die Treibstoffkosten für Privatfahrten selbst zu tragen hat. Diese betragen 80 Euro pro Monat. Der nach der Ein-Prozent-Regelung ermittelte monatliche geldwerte Vorteil beträgt 350 Euro. Dieser Wert mindert sich um den Zuzahlungsbetrag, sodass A einen monatlichen geldwerten Vorteil in Höhe von 270 Euro zu versteuern hat.
Arbeitnehmer B hat seinem Arbeitgeber ein pauschales monatliches Nutzungsentgelt in Höhe von 50 Euro zu erstatten. B führt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, nach dem sich ein Privatanteil in Höhe von 30 Prozent der gesamten Kfz-Kosten ergibt. Von den tatsächlichen Kfz-Gesamtkosten in Höhe von 800 Euro entfallen damit 240 Euro auf die Privatfahrten von B. Sein steuerlicher geldwerter Vorteil mindert sich um seine Zuzahlung auf 190 Euro.
Eine Minderung des geldwerten Vorteils ist nur bis zu einem verbleibenden Nutzungswert von null Euro zulässig. Leistet der Arbeitnehmer Zuzahlungen über den Nutzungswert hinaus, können die übersteigenden Beträge steuerlich nicht berücksichtigt werden. Darüber hinaus sind bei Übernahme einzelner Kfz-Kosten durch den Arbeitnehmer folgende Besonderheiten zu beachten:
Wählt er die Fahrtenbuchmethode, lässt die Finanzverwaltung zwei unterschiedliche Methoden zu:
Entweder werden die vom Arbeitnehmer übernommenen Kosten in die Gesamtkosten des Fahrzeugs einbezogen und mindern den privaten Nutzungswert. Oder sie fließen von vornherein nicht mit in die Gesamtkosten ein, und der private Nutzungsanteil ist entsprechend geringer.
Die Finanzverwaltung wendet die oben genannten Urteile seit September 2017 allgemein an. Voraussetzung ist jedoch, dass der Arbeitnehmer fahrzeugbezogen und schriftlich die Höhe der persönlich getragenen Fahrzeugkosten nachweist. Dafür muss er Belege sammeln und seinem Arbeitgeber einreichen. Es ist ausreichend, wenn die Unterlagen einmal zum Jahresende eingereicht werden. Der Lohnsteuerabzug wird dann unterjährig zunächst vorläufig auf Grundlage der Vorjahresbeträge durchgeführt.
Dieser pragmatischen Handhabung folgt nun auch die Sozialversicherung. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger haben im März 2018 einen entsprechenden Beschluss gefasst, sodass Zuzahlungen des Arbeitnehmers auch zu geringeren Sozialversicherungsbeiträgen führen können.
Nicht bereits im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigte Zuzahlungen kann der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Auch hierfür muss der Arbeitnehmer die Kosten nachweisen. Zudem verlangt das Finanzamt die Vorlage der Nutzungsvereinbarung sowie einen Nachweis über die Höhe der bisher vorgenommenen Versteuerung. Allerdings ist zu beachten, dass nachträglich keine Sozialversicherungsbeiträge mehr erstattet werden können.