Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen aus dem Jahr 2016 wurde unter anderem der zwingende Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) in elektronischen Aufzeichnungssystemen eingeführt. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat hierzu im Juni 2019 umfangreiche Anwendungsregelungen veröffentlicht.
Betroffene Aufzeichnungssysteme
Von den Neuregelungen betroffen sind alle elektronischen oder computergestützten Registrierkassen oder Kassensysteme. Von den neuen Vorschriften nicht betroffen sind dagegen unter anderem Fahrscheinautomaten und -drucker, Buchhaltungsprogramme, Waren-
und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter und Wegstreckenzähler, Geld- und Warenspielgeräte. Nicht betroffen sind auch sogenannte offene Ladenkassen. Diese können auch weiterhin in der Praxis eingesetzt werden. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass auch bisher schon für jede eingesetzte offene Ladenkasse zwingend tägliche Kassenberichte zu erstellen sind.
Zeitliche Umsetzung und Übergangsregelungen
Grundsätzlich sind ab dem 1. Januar 2020, auch bei abweichendem Wirtschaftsjahr, sämtliche elektronischen Aufzeichnungssysteme mit einer TSE auszustatten. Ende September 2019 wurde bekannt, dass die Finanzverwaltung den Erstanwendungszeitpunkt im Rahmen einer Nichtbeanstandungsfrist auf den 1. Oktober 2020 verlängern wird.
Wenn nach dem 25. November 2010 und vor demJanuar 2020 angeschaffte Registrierkassen die Anforderungen der sogenannten Kassenrichtlinie II erfüllen und bauartbedingt nicht mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden können, dürfen diese noch bis zum 31. Dezember 2022 weiterhin verwendet werden. Nach der sogenannten Kassenrichtlinie II aus November 2010 müssen auch bereits ältere Registrierkassen sämtliche Geschäftsvorfälle während der Dauer der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahren.
Ein Nachweis darüber, dass diese Voraussetzungen in der Übergangszeit erfüllt werden, ist für jede einzelne Registrierkasse zu erbringen, beispielsweise in Form der Bedienungsanleitung oder durch eine schriftliche Bestätigung des Kassenherstellers. In der Praxis sollte daher rechtzeitig eine Bestätigung des Kassenherstellers eingeholt werden, wenn eine ältere Registrierkasse, die die Anforderungen der sogenannten Kassenrichtlinie II erfüllt, technisch nicht mit einer TSE ausgestattet werden kann. Nur so ist gewährleistet, dass es im Rahmen von späteren Betriebsprüfungen keine Beanstandungen gibt.
Die oben genannte Übergangsregelung wird allerdings seitens der Finanzverwaltung nicht für PC-Kassensysteme beziehungsweise computergestützte Kassensysteme gewährt. Diese müssen zwingend ab dem Oktober 2020 mit einer TSE ausgerüstet sein.
Anforderung an die Belege
Neben dem Einsatz einer TSE fordert der Gesetzgeber zudem bestimmte Mindestangaben auf den mit elektronischem Aufzeichnungssystem erstellten Belegen. Nach der sogenannten Kassensicherungsverordnung müssen Belege mindestens folgende Angaben enthalten:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- Datum der Belegausstellung, Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung,
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,
- Transaktionsnummer,
- Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung,
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Seriennummer des Sicherheitsmoduls,
- Betrag je Zahlungsart,
- Signaturzähler und Prüfwert.
Belegausgabepflicht
Mit Einführung der TSE gilt für sämtliche Geschäftsvorfälle, die mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden, eine Belegausgabepflicht. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Eine elektronische Bereitstellung von Belegen bedarf einer formlosen Zustimmung des Kunden. Bei der elektronischen Bereitstellung reicht eine Sichtbarmachung eines Beleges an einem Terminal beziehungsweise Kassendisplay nicht aus. Dem Kunden muss die tatsächliche Möglichkeit der Entgegennahme des elektronischen Belegs, beispielsweise per E-Mail eingeräumt werden. Dieses wird in der Praxis in vielen Fällen nicht möglich sein.
Die Ausgabe des Belegs, unabhängig, ob in Papierform oder elektronisch, muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit einem Kassiervorgang erfolgen. Bei Papierbelegen reicht das Angebot zur Entgegennahme aus, wenn zuvor der Beleg erstellt und ausgedruckt wurde. Eine Pflicht zur Mitnahme der Belege durch die Kunden sowie eine Pflicht zur Aufbewahrung besteht nicht. Es besteht auch keine Aufbewahrungspflicht des Belegausstellers für nicht entgegengenommene Papierbelege. Diese können unmittelbar nach Ablehnung der Entgegennahme durch den Kunden vernichtet werden.
Anmeldung des Kassensystems
Alle Nutzer von elektronischen Aufzeichnungssystemen müssen ihrem örtlich zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems bestimmte Angaben nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck mitteilen. Für Bestandskassen ist diese Verpflichtung nach dem Anwendungsschreiben des BMF bis zum 31. Januar 2020 zu erfüllen. Voraussichtlich wird diese Frist von der Finanzverwaltung im Rahmen einer Nichtbeanstandungsfrist ebenfalls verlängert werden bis Ende Oktober 2020. Neben dem Namen beziehungsweise der Firmierung des Steuerpflichtigen sowie der Steuernummer sind unter anderem die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sowie die Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems mitzuteilen.
Derzeit arbeitet die Finanzverwaltung an der Umsetzung dieser Mitteilungsverpflichtung. Es wird ein elektronisches Meldeverfahren angestrebt. Bisher ist hierzu allerdings nichts öffentlich geworden.
Unser Rat
Soweit noch nicht erfolgt, setzen Sie sich als Anwender eines elektronischen Kassensystems rechtzeitig mit Ihrem Kassenhersteller oder -aufsteller auseinander, um die schärferen gesetzlichen Anforderungen der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung und die damit verbundenen Anforderungen an Belege erfüllen zu können. Der Erstanwendungszeitpunkt zum 1. Januar 2020 war in der Praxis nicht haltbar, dennoch sollten Sie dieses Thema nicht auf die lange Bank schieben. Die Finanzverwaltung hat lediglich beschlossen, den Erstanwenderzeitpunkt auf den 1. Oktober 2020 zu verschieben.