In Deutschland werden elektronische Rechnungen zwischen Unternehmern in naher Zukunft verpflichtend sein. Aus diesem Grund enthält der Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes entsprechende gesetzliche Regelungen. Die EU hat auch bereits grünes Licht für das Vorhaben gegeben. Das Gesetzgebungsverfahren soll bis zum Jahreswechsel abgeschlossen sein.
Grundlage ist Initiative auf EU-Ebene
Die EU plant für die Umsatzsteuer europaweit die Einführung eines Meldesystems, das den grenzüberschreitenden Handel vereinfachen und Umsatzsteuerbetrug unterbinden soll (ViDA – Vat in the Digital Age). In 2028 soll das Meldesystem nach dem bisherigen Zeitplan europaweit in Kraft treten. Grundlage hierfür ist eine elektronische Rechnungsstellung auf Unternehmerebene. Um die elektronische
Rechnung bereits im Vorgriff auf das europaweite Meldesystem in Deutschland einzuführen, bedurfte es einer Genehmigung durch die EU. Diese wurde Deutschland im Juli 2023 erteilt.
Verpflichtung wird gesetzlich geregelt
Unternehmer sind grundsätzlich berechtigt, eine Rechnung auszustellen, wenn sie eine Leistung ausführen. Erbringen sie diese Leistung an einen anderen Unternehmer, sind sie in aller Regel zur Rechnungsstellung verpflichtet. Für das Ausstellen der Rechnung haben Unternehmer sechs Monate Zeit. An diesen grundsätzlichen Regelungen ändert sich nichts. Es wird aber nun die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich gesetzlich festgeschrieben, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Auch ein standardisiertes Dateiformat der elektronischen Rechnung wird gesetzlich festgeschrieben. Heute erfüllen bereits die sogenannte „XRechnung“ oder eine „ZUGFeRD-Rechnung“ die technischen Voraussetzungen. Es ist davon auszugehen, dass sich die Softwareprodukte für Abrechnungszwecke schnell an die neuen Standards anpassen werden.
Ab wann gilt die Verpflichtung?
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung tritt nach derzeitigem Stand am 01.01.2025 in Kraft. Aufgrund des zu erwartenden Umstellungsaufwandes für die Unternehmen plant der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027.
Bis Ende 2025 dürfen weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen standardisierten Format entsprechen, bleiben zulässig. Hierzu gehören beispielsweise Rechnungen im PDF-Format.
Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen standardisierten Format entsprechen, bleiben zulässig. Voraussetzung ist allerdings in beiden Fällen, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresnettoumsatz – sprich Umsatz in 2025 – von maximal 800.000 Euro hatte. Bei Überschreiten der Umsatzgrenze, ist ab 01.01.2026 die elektronische Rechnung in standardisiertem Format verpflichtend.
Bis Ende 2027 dürfen weiterhin elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen standardisiertem Format entsprechen, übermittelt werden. Voraussetzung ist aber, dass die Übermittlung mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) erfolgt.
Ab 2027 sind Papierrechnungen im B2BBereich grundsätzlich nicht mehr zulässig. Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die standardisierte elektronische Rechnung insgesamt zwingend einzuhalten. Damit werden die Voraussetzungen geschaffen, das europaweit geplante Meldesystem einführen zu können.
Gibt es Ausnahmen?
In einer Übergangsphase sind Unternehmer mit einem Umsatz von maximal 800.000 Euro von der Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung ausgenommen. Rechnungen an Endverbraucher sind dauerhaft nicht betroffen. Auch Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro sowie Fahrausweise fallen nicht unter die neuen Regelungen. Weitere Ausnahmen sind derzeit nicht
geplant.
Rechnungsempfänger müssen sich vorbereiten
Wenn ein Unternehmer als Rechnungsaussteller die beschriebenen Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt oder nehmen kann, müssen Rechnungsempfänger als Unternehmer (B2B-Bereich) bereits ab 01.01.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen sowie bestenfalls elektronisch verarbeiten und ablegen zu können. Ein elektronisches Rechnungsdokument muss im empfangenen Format dauerhaft archiviert werden. Nur so ist und bleibt insbesondere ein etwaiger Vorsteuerabzug möglich. Ein Papierausdruck einer elektronischen Rechnung ist aus umsatzsteuerlicher Sicht nichts wert. Großes Augenmerk gilt daher der dauerhaften Archivierung sämtlicher empfangenen elektronischen Eingangsrechnungen.
Wie geht es weiter?
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung wird gesetzlich festgeschrieben und damit in die Praxis Einzug halten. Daran führt kein Weg vorbei. Der Umstellungsdruck der Unternehmer wächst rasant. Gewissheit will die Bundesregierung bis Jahresende mit dem Wachstumschancengesetz schaffen. Unternehmer sollten sich mit dem Thema intensiv auseinandersetzen – spätestens, wenn die rechtlichen und technischen Details endgültig feststehen. Der genaue Zeitpunkt des Inkrafttretens wird in den nächsten Wochen sicherlich noch intensiv diskutiert werden. Die beteiligten Ausschüsse des Bundesrates empfehlen bereits eine Verschiebung des Umsetzungszeitpunktes für die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung um zwei Jahre.