Firmenfitness: Finanzverwaltung präzisiert die steuerlichen Spielregeln

Die Firmenfitness-Konzepte in der Praxis

Bei den Firmen-Fitnessprogrammen handelt es sich um eine kostenpflichtige Zugangsberechtigung zu einer Vielzahl von Sport- und Gesundheitsangeboten verschiedenster Anbieter, die die Arbeitnehmer nutzen können. In der Regel werden Trainingsmöglichkeiten in den Einrichtungen der Anbieter und die Teilnahme an Online-Kursen angeboten.

Firmenfitness-Konzept ohne Teilnehmer-Dokumentation

Bei einigen Anbietern wird der monatliche zu zahlende Arbeitgeberbeitrag aufgeteilt in Teilnahmemöglichkeit am Sportangebot und Teilnahmemöglichkeit an Online-Präventionskursen zu Themen wie Bewegung, Ernährung, Stressmanagement und Suchtprävention. Es wird aber nicht dokumentiert, welcher Arbeitnehmer an welchem Kurs teilgenommen hat und es werden auch keine Teilnahmebescheinigungen ausgestellt.

Einzelne Finanzämter haben in der Vergangenheit in Anrufungsauskünften nach § 42e EStG für diesen Anteil des Arbeitgeberbeitrags den Steuerfreibetrag des § 3 Nr. 34 EStG in Höhe von 600 Euro jährlich angewendet.

Dies lässt die Finanzverwaltung nun nicht mehr zu, so z. B. das Bayerische Landesamt für Steuern (Verfügung vom 04.03.2026, Az. S 2334.1.1-64/13 St36, Abruf-Nr. 254465). Aus folgenden Gründen: Durch die vertragliche Gestaltung ist keine tatsächliche Inanspruchnahme der Präventionskurse nachweisbar; und es ist auch keine Zuordnung zu einem Arbeitnehmer vorgesehen. Auch der im Dezember 2025 überarbeitete Leitfaden Prävention des GKV-Spitzenverbands enthält einen Passus zu Online-Kursen, wonach auch für digitale Angebote eine Teilnahmebescheinigung vorzulegen ist. Dies sei bei Firmenfitness-Programmen nicht gewährleistet.

Bei diesen Programmen fließt der geldwerte Vorteil dem Arbeitnehmer bereits mit Einräumung der Teilnahmemöglichkeit zu. Es kommt nicht darauf, ob und wie oft der Arbeitnehmer das Angebot nutzt. Dagegen begünstigt § 3 Nr. 34 EStG nur die tatsächliche Teilnahme an Präventionskursen.

Wichtig — Somit gilt nunmehr, dass die Vorteile aus der Nutzung eines Firmenfitness-Angebots dem Grunde nach Arbeitslohn sind; dieser Arbeitslohn ist grundsätzlich mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort i. S. v. § 8 Abs. 2 S. 1 EStG zu bewerten. Das ist regelmäßig der Preis, den private Endverbraucher für vergleichbare Angebote am Markt zu entrichten haben.

Wird die Firmenmitgliedschaft privaten Endverbrauchern am Markt nicht oder nicht zu vergleichbaren Bedingungen angeboten, kann der Sachbezug in Höhe der entsprechenden Aufwendungen des Arbeitgebers einschl. Umsatzsteuer und sämtlicher Nebenkosten angesetzt werden. Dazu gehören dann auch Zahlungen an den Anbieter für die Implementierung des Programms (z. B. sog. Setup-Gebühren), die bei einer Bewertung des Sachbezugs nach § 8 Abs. 2 S. 1 EStG als Leistung im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers nicht als Arbeitslohn zu erfassen wären. Liegt der so ermittelte Vorteil je Monat bei höchstens 50 Euro, bleibt er als Sachbezug steuerfrei. wenn die monatliche 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze nicht überschritten ist; bei Überschreitung ist der gesamte Betrag steuerpflichtig.

Bei der Aufteilung und Zurechnung der vom Arbeitgeber getragenen laufenden und einmaligen Kosten sind folgende Grundsätze zu beachten:

Aufteilung auf die Arbeitnehmer

• Laufende oder einmalige Kosten die den am Programm teilnehmenden Arbeitnehmern direkt zugeordnet werden können, sind den einzelnen Arbeitnehmern jeweils zuzurechnen.
• Laufende oder einmalige Kosten für die registrierten Arbeitnehmer (= Arbeitnehmer, die das Angebot tatsächlich angenommen haben), die nicht direkt zugeordnet werden können, sind gleichmäßig auf die registrierten Arbeitnehmer aufzuteilen.
• Entstehen dem Arbeitgeber unabhängig von der Anzahl der registrierten Arbeitnehmer laufende oder einmalige Kosten, sind diese auf die Anzahl der Arbeitnehmer zu verteilen, die das Angebot annehmen könnten (alle teilnahmeberechtigten Arbeitnehmer).

Zeitliche Verteilung einmaliger Kosten

Einmalige Kosten, die entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen für einen bestimmten Zeitraum entstehen, sind auf die Laufzeit gleichmäßig zu verteilen. Wird vertraglich kein bestimmter Zeitraum vereinbart, sind sie auf die Mindestvertragslaufzeit oder den Zeitraum bis zur frühestmöglichen Kündigung gleichmäßig zu verteilen. Anschließend sind diese Kosten unter Berücksichtigung der vorgenannten Grundsätze auf die Arbeitnehmer zu verteilen.

Zurechnung

Ein geldwerter Vorteil entsteht nur für Arbeitnehmer, die das Angebot tatsächlich angenommen haben (registrierte Arbeitnehmer). Auf die tatsächliche Nutzung der einzelnen Angebote durch den Arbeitnehmer kommt es nicht an.

Für die Verteilung von einmaligen Kosten, die dem Arbeitgeber unabhängig von der Anzahl der registrierten Arbeitnehmer entstanden sind, darf auf die Zahl der Arbeitnehmer zum Vertragsschluss oder zu einem hierfür vertraglich festgelegten Zeitpunkt abgestellt werden. Dies gilt auch, wenn sich die tatsächliche Arbeitnehmerzahl während der Vertragslaufzeit ändert.

Ausführliches Beispiel zur Veranschaulichung

Ein Arbeitgeber schließt ab April 2026 mit einem externen Firmenfitness-Anbieter einen Rahmenvertrag ab. Die Laufzeit beträgt zunächst ein Jahr und verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn nicht bis zu einem bestimmten Zeitpunkt gekündigt wurde. Die Belegschaft (30 Arbeitnehmer) kann sich für das Programm registrieren. Der Arbeitgeber bezahlt monatlich einen Betrag von 1.512,61 Euro zzgl. 19 Prozent Umsatzsteuer (brutto 1.800 Euro). Zusätzlich bezahlt er an den Anbieter einen einmaligen Betrag in Höhe von 240 Euro für die Einrichtung des Unternehmens im System des Anbieters. Im April 2026 melden sich 18 Beschäftigte an. Weitere 12 Beschäftigte sind zwar teilnahmeberechtigt, registrieren sich aber nicht. Im September wächst die Belegschaft auf 35 Arbeitnehmer an. Weitere vier Arbeitnehmer melden sich zum Programm an. Die Kosten für den Arbeitgeber ändern sich nicht.

Der Arbeitgeber trägt folgende Kosten:

• 1.800 Euro monatliche Nutzungsgebühr ab April
• 240 Euro einmalige Einrichtungsgebühr im April

Die Arbeitnehmer zahlen keinen Eigenanteil.

Lösung für registrierte Beschäftigte:

• 1. Einordnung des Vorteils: Der Vorteil aus dem Firmenfitness-Programm ist grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn.
• 2. Bewertung des geldwerten Vorteils: Für Firmenfitness-Mitgliedschaften kann regelmäßig kein üblicher Endpreis am Abgabeort ermittelt werden. Deshalb sind die tatsächlichen Arbeitgeberaufwendungen maßgeblich, einschl. Umsatzsteuer und Nebenkosten.
  • Laufende Kosten pro Monat: Diese entstehen unabhängig von der Zahl der teilnehmenden Arbeitnehmer und sind daher auf die (zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses) teilnahmeberechtigten Arbeitnehmer zu verteilen: 1.800 Euro : 30 Arbeitnehmer = 60 Euro/Arbeitnehmer monatlich.
  • Einmalige Einrichtungsgebühr: Diese Kosten werden auf die (zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses) teilnahmeberechtigten Arbeitnehmer verteilt: 240 Euro : 30 Arbeitnehmer = 8 Euro/Arbeitnehmer. Diese Kosten sind auf die Laufzeit des Vertrags (ein Jahr) zu verteilen und monatlich in Höhe von 0,67 Euro als geldwerter Vorteil zu erfassen.
  • Im ersten Jahr beträgt der geldwerte Vorteil somit monatlich 60,67 Euro (= 60 Euro + 0,67 Euro).
  • Dieser ist aber nur bei den Arbeitnehmern zu erfassen, die tatsächlich am Programm teilnehmen.
  • Ab September muss der monatliche Betrag von 60,67 für die 22 (18 + 4) registrierten Arbeitnehmern erfasst werden.
• 3. Prüfung der 50-Euro-Freigrenze: Die monatliche Sachbezugsfreigrenze beträgt 50 Euro brutto. Im Beispiel liegt der Vorteil bei 60,67 Euro je registrierter Person und Monat. Damit ist die Freigrenze überschritten.
  Folge bei den registrierten Beschäftigten: Der gesamte Betrag von 60,67 Euro ist jeweils lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig; eine nur anteilige Steuerfreiheit bis 50 Euro greift nicht.

Lösung für nicht registrierte Beschäftigte:

Für die zwölf nicht registrierten Beschäftigten entsteht nach der neuen Verwaltungsauffassung kein geldwerter Vorteil, weil keine Registrierung vorliegt.

Abwandlung

Die Arbeitnehmer müssen einen Eigenanteil zum Firmenfitness-Beitrag in Höhe von 20 Euro monatlich leisten, der in der Gehaltsabrechnung vom Nettoentgelt der Arbeitnehmer einbehalten wird. Der geldwerte Vorteil beträgt 40,67 Euro (= 60,67 Euro ./. Eigenanteil von 20 Euro). Er kann im Rahmen der monatlichen 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze steuerfrei bleiben, wenn keine weiteren Sachbezüge gewährt werden und die Freigrenze nicht bereits durch andere Vorteile verbraucht ist.

Quellen

• LfSt Bayern 4.3.2026, S 2334.1.1-64/13 St36
• § 42e EStG; § 3 Nr. 34 EStG; § 8 Abs. 2 S. 1 EStG