Unternehmer, die einen Jahresabschluss mit Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, haben für den Schluss eines jeden Wirtschaftsjahres ein Inventar, eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen. Dies betrifft bilanzierende Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte genauso wie bilanzierende Freiberufler und andere selbstständig Tätige.
Das Inventar, in dem die einzelnen Vermögensgegenstände nach Art, Menge und unter Angabe ihres Wertes genau zu verzeichnen sind, ist aufgrund einer körperlichen Bestandsaufnahme, der Inventur, zu erstellen. Die Bestandsaufnahme ist zu dokumentieren und aufzubewahren. Folgende Durchführungsmöglichkeiten kommen infrage:
Stichtagsinventur
Die Inventur für den Bilanzstichtag braucht nicht exakt an diesem vorgenommen zu werden. Sie kann auch zeitnah, bis zu zehn Tage davor oder danach durchgeführt werden. Allerdings muss sichergestellt sein, dass Bestandsveränderungen zwischen dem Bilanzstichtag und dem Tag der Bestandsaufnahme anhand von Belegen oder Aufzeichnungen ordnungsgemäß berücksichtigt werden.
Zeitverschobene Inventur
Die jährliche körperliche Bestandsaufnahme kann ganz oder teilweise innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Der sich danach ergebende Gesamtwert des Bestandes ist dann wertmäßig auf den Bilanzstichtag fortzuschreiben oder zurückzurechnen.
Permanente Inventur
Die körperliche Bestandsaufnahme für den Bilanzstichtag kann auch ganz oder teilweise aufgrund einer permanenten Inventur erstellt werden. Der Bestand für den Bilanzstichtag kann in diesem Fall nach Art und Menge anhand von Lagerbüchern in Papier oder elektronischer Form beziehungsweise Lagerkarteien festgestellt werden. Die Bestände können dann nach Art, Menge und Wert laufend aufgezeichnet und fortgeschrieben werden. Zusätzlich sind sie trotzdem mindestens einmal jährlich auch durch eine tatsächliche körperliche Bestandsaufnahme exakt zu erfassen. Dafür kann aber ein beliebiger Zeitpunkt sowie eine beliebige abgrenzbare Teilmenge ausgewählt werden. Insgesamt muss aber für das Jahr verteilt summarisch eine lückenlose körperliche Bestandsaufnahme vorliegen, um das in den Lagerbüchern oder -karteien ausgewiesene Vorratsvermögen mit den tatsächlich vorhandenen
Beständen abzugleichen.