Bewirtungsaufwendungen für die Verpflegung von Geschäftspartnern und Angestellten können steuerlich als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend gemacht werden. Bewirtungsaufwendungen werden steuerlich nur dann anerkannt, wenn Belege mit den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben vorliegen.
Aufwendungen für Bewirtungen von Personen aus geschäftlichem oder beruflichem Anlass sind nur zu 70 Prozent der Aufwendungen abzugsfähig. Aufwendungen für Arbeitnehmerbewirtungen sind dagegen zu 100 Prozent steuerlich abzugsfähig. Für die Buchführung sind die Höhe der Aufwendungen, das Datum sowie der Anlass und die Teilnehmer durch einen Bewirtungsbeleg zu dokumentieren. Ergeben sich hieraus Hinweise auf eine fehlende betriebliche Veranlassung oder sind Art und Kosten der Bewirtung unangemessen, scheidet ein Betriebsausgaben- oder Werbungskostenabzug aus.
Zu den Bewirtungsaufwendungen, die bei geschäftlicher Veranlassung nur zu 70 Prozent abzugsfähig sind, gehören auch typische Nebenkosten wie Trinkgelder und Garderobenkosten. Es empfiehlt sich, die Höhe des Trinkgeldes mit auf dem Zahlungsbeleg zu notieren und aus Nachweisgründen den Empfang durch Unterschrift bestätigen zu lassen. Aufwendungen, die nach ihrer Art keine Bewirtungsaufwendungen sind, wie zum Beispiel Kosten für eine Musikkapelle oder Übernachtungskosten, sind in voller Höhe abzugsfähig.
Bei Gaststättenbewirtung muss die Rechnung maschinell erstellt und registriert sein und sämtlichen umsatzsteuerlichen Formvorschriften genügen. Bei Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro einschließlich Umsatzsteuer muss die Rechnung mindestens Namen und Anschrift der Gaststätte, das Bewirtungs- und Rechnungsdatum, die Bezeichnung der verzehrten Speisen sowie den Brutto-Rechnungsbetrag und den Umsatzsteuersatz enthalten. Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von mehr als 250 Euro müssen darüber hinaus die Steuernummer der Gaststätte, Namen und Anschrift des bewirtenden Steuerpflichtigen sowie den Netto-Rechnungsbetrag und die darauf entfallende Umsatzsteuer enthalten. Handschriftliche Rechnungen oder bloße Quittungen genügen den Formvorschriften nicht.
Zusätzlich zu den automatisch erstellten und registrierten Kassenbelegen oder gesondert erstellten Rechnungen der Gaststätte sind präzise Angaben zum Anlass der Bewirtung und zu den Teilnehmern erforderlich; allgemeine Formulierung, wie „Geschäftsessen“ oder „Informationsgespräch“ werden regelmäßig nicht anerkannt. Es müssen sämtliche Teilnehmer der Bewirtung aufgeführt werden, einschließlich des Gastgebers, wenn er selbst auch an dem Geschäftsessen teilgenommen hat. Wichtig ist zudem, dass der Bewirtungsbeleg vom gastgebenden Steuerpflichtigen unterschrieben werden muss. Der Bewirtungsbeleg sollte zusammen mit der Rechnung aufbewahrt werden. Häufig enthalten Gaststättenrechnungen bereits vorgedruckte Felder, in die ergänzende eigene Angaben zum Nachweis der Höhe und betrieblichen Veranlassung eingetragen werden können.
Findet die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass nicht in einem Restaurant, sondern beispielsweise im eigenen Betrieb statt, ist ein Eigenbeleg zu erstellen, in dem neben Anlass und Teilnehmer auch Ort und Tag der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen aufgeführt sind.