Der Gesetzgeber hatte die steuerlichen Regelungen zu Betriebsveranstaltungen mit Wirkung ab 2015 in weiten Bereichen neu geregelt. Das SHBB Journal hatte in Ausgabe 4/2015 ausführlich darüber berichtet: Nach Auffassung der Finanzverwaltung gehören auch Anreise- und Übernachtungskosten zu den Kosten der Betriebsveranstaltung, wenn die Organisation durch den Arbeitgeber, etwa in Form eines gemeinsamen Bustransfers zum Veranstaltungsort, erfolgt. Dem ist nun das Finanzgericht Düsseldorf (FG) in einem Urteil aus Februar 2018 entgegengetreten.
Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern bei Weihnachtsfeiern, Betriebsausflügen, Betriebsjubiläen oder anderen Betriebsveranstaltungen Speisen und Getränke, Musik- oder künstlerische Darbietungen und Ähnliches lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei zur Verfügung stellen. Dies gilt jedoch nur, soweit Kosten, die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallen, nicht mehr als 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer betragen. Beträge, die diesen Freibetrag übersteigen, sind steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Außerdem kann der Freibetrag von 110 Euro für jeden Arbeitnehmer maximal für zwei Veranstaltungen im Jahr in Anspruch genommen werden.
Nach dem Gesetzeswortlaut sind für die Prüfung der 110-Euro-Grenze alle Aufwendungen des Arbeitgebers einzubeziehen, unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um Kosten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung handelt. Die Finanzverwaltung geht bisher davon aus, dass grundsätzlich auch Fahrt- und Übernachtungskosten in die 110-Euro-Grenze einzubeziehen sind. Nur in den Fällen, in denen die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Betriebsveranstaltung dient und – dies ist entscheidend – die Organisation den Arbeitnehmern obliegt, sollen nach Ansicht der Finanzverwaltung ausnahmsweise beruflich veranlasste Reisekosten vorliegen, die vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können.
Das BMF unterscheidet danach, wer die Anreise zur Betriebsveranstaltung organisiert: Erfolgt die Organisation im Interesse eines reibungslosen Ablaufs oder aus Kostengründen durch den Arbeitgeber, erhöhen die Fahrtkosten die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung. Dies führt unter Umständen zum Überschreiten des 110-Euro-Freibetrages. So auch im Urteilsfall des FG zu einer im Jahr 2008 durchgeführten Betriebsveranstaltung: Der Kläger stellte seinen Arbeitnehmern einen Bustransfer zum Veranstaltungsort und für den späteren Rückweg zur Verfügung. Das Finanzamt vertrat die Auffassung, dass die Kosten für den Transfer bei der Beurteilung der 110-Euro-Grenze zu berücksichtigen sind. Das FG entschied jedoch mit Verweis auf die bis Ende 2014 geltende Rechtsprechung, dass Transferkosten nicht zu den Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung gehören. Kosten für den äußeren Rahmen einer Betriebsveranstaltung, wie die Anmietung von Räumlichkeiten oder eines Eventmanagers, sind nicht in die 110-Euro-Grenze einzubeziehen. Hierzu zählen nach Auffassung des FG auch die Kosten für den Bustransfer, da dieser keinen eigenen Erlebniswert hat. Ergänzend macht das FG in seinem Urteil deutlich, dass es das von der Finanzverwaltung entwickelte, für Veranlagungszeiträume ab 2015 geltende Unterscheidungsmerkmal der Selbstorganisation ablehnt. Bei reinen Transferfahrten kommt es, so das FG, nicht darauf an, ob der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber die Anreise zu einer Betriebsveranstaltung organisiert.
Unser Rat
Auch wenn das aktuelle FG-Urteil zur alten Rechtslage bis 2014 ergangen ist, lassen sich die Urteilsgrundsätze auch auf die Rechtslage ab 2015 übertragen. Soweit es sich bei Fahrten um die reine An- und Abreise zum Ort einer Betriebsveranstaltung handelt, können die dem Arbeitnehmer entstandenen Kosten durch den Arbeitgeber nach Auffassung des FG steuerfrei erstattet werden. Trägt der Arbeitgeber die Reisekosten unmittelbar, liegt ein abgekürzter Zahlungsweg vor und die Kostenübernahme bleibt steuerfrei. Etwas anderes gilt allerdings, wenn es sich um Fahrten mit einem eigenen Erlebnisfaktor handelt, die selbst Teil der Betriebsveranstaltung sind, wie beispielsweise eine Fahrt mit einem Fahrgastschiff. Für solche Fahrten, die originärer Bestandteil einer Betriebsveranstaltung sind, kommt ein steuerfreier Reisekostenersatz nicht in Betracht.