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Wesentlicher Bestandteil einer Vorsorge ist für jeden Unternehmer das Abfassen eines Testaments. Denn oftmals würde die gesetzliche Erbfolge nicht zu dem Ergebnis führen, das er sich im Todesfall für die Fortführung seines Unternehmens vorstellt.

Gerade junge Unternehmer, die sich in Unternehmen wie in der Familie in der Aufbauphase befinden, sollten dies nicht vernachlässigen. Ein handschriftliches Testament kann jeder eigenhändig erstellen, jederzeit ändern oder widerrufen. Meist wird sich ein Testament aber nicht in der bloßen Einsetzung eines oder mehrerer Erben erschöpfen. Gerade im Unternehmertestament werden detaillierte Regelungen notwendig, sofern Betriebe, Betriebsteile, Unternehmensbeteiligungen, Immobilien und sonstige Vermögensgegenstände einzelnen Personen zugeordnet werden sollen. Da es hierfür verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten gibt, zum Beispiel (Voraus-) Vermächtnisse oder Teilungsanordnungen, sollten Sie sich vor dem Verfassen Ihres Testaments zunächst durch Ihren Steuerberater und einen Rechtsanwalt oder Ihren Berufsverband rechtlich beraten lassen.

Wenn Sie bereits ein Testament errichtet haben, empfiehlt sich eine regelmäßige Überprüfung, ob es noch zu Ihrer aktuellen Lebens- und Berufsphase passt.

Ist ein Testament erstmal errichtet, muss es so aufbewahrt werden, dass es einerseits gegen unbefugte Veränderung oder Zerstörung gesichert, andererseits aber auch im Todesfall auffindbar ist. Wird ein notarielles Testament errichtet, wird es automatisch in die amtliche Verwahrung beim Nachlassgericht genommen. Eigenhändig errichtete Testamente können als sogenannte Testamentshinterlegung in die amtliche Verwahrung gegeben werden. Will man das Originaltestament nicht hinterlegen, muss man sich gut überlegen, wo man es aufbewahrt. Denn nicht amtlich verwahrte Testamente müssen im Todesfall beim Nachlassgericht eingereicht werden. Niemals darf ein Testament im Bankschließfach aufbewahrt werden, wenn dafür nicht eine besondere Vollmacht ausgestellt wurde, die auch über den Todesfall hinaus wirksam ist. Denn dann kommt man an das Testament selbst dann nicht ran, wenn man durch dieses zum Erben eingesetzt wurde.

Gesellschaften, die nur aufgrund ihrer Rechtsform oder gewerblichen Prägung gewerbesteuerpflichtig sind, tatsächlich aber ausschließlich eigenen Grundbesitz verwalten und/oder nutzen, können eine erweiterte Gewerbesteuerkürzung in Anspruch nehmen. Der Ertrag aus der Grundstücksverwaltung und Grundstücksnutzung unterliegt dann nicht der Gewerbesteuer. Relevant ist dies insbesondere für Kapitalgesellschaften in der Rechtsform einer GmbH. Diese werden dann ausschließlich mit 15 Prozent Körperschaftsteuer belastet.

Die erweiterte Kürzung bei der Gewerbesteuer für grundstücksverwaltende Kapitalgesellschaften wird nicht gewährt, wenn neben dem Grundstück auch sogenannte Betriebsvorrichtungen mit vermietet werden, das heißt Vorrichtungen, die unmittelbar der Ausführung eines Gewerbes dienen. Bei der Vermietung eines Hotels ist daher die Mitvermietung einer Bierkühlanlage, von Kühlräumen und Kühlmöbeln für Theken- und Büffetanlagen gewerbesteuerlich schädlich. Dieses hat der Bundesfinanzhof (BFH) mit einem aktuellen Urteil aus April 2019 festgestellt. In dem Urteilsfall vermietete eine GmbH ausschließlich ein einziges Hotel. Die Vermietung umfasste neben dem Grundstück und dem Gebäude auch eine Kühlanlage, Kühlräume und Kühlmöbel für Theken- und Büffetanlagen. Von der Gesamtpacht entfiel lediglich ein Anteil von 1,14 Prozent auf diese Anlagen und Möbel. Dennoch entschied der BFH, dass die erweiterte Gewerbesteuerkürzung aufgrund der Mitvermietung der Betriebsvorrichtungen nicht gewährt werden kann.

Der BFH betonte in seiner Entscheidung, dass die erweiterte Kürzung nur gewährt wird, wenn ausschließlich eigener Grundbesitz verwaltet wird. Zum Grundbesitz gehören der Grund und Boden sowie das Gebäude, die sonstigen Bestandteile und das Zubehör, nicht aber Betriebsvorrichtungen. Betriebsvorrichtungen sind Vorrichtungen, die zwar zivilrechtlich zum Grundstück gehören, mit denen aber unmittelbar ein Gewerbe ausgeübt wird. Dabei ist es unerheblich, dass vorliegend lediglich 1,14 Prozent der Mieteinnahmen auf die Betriebsvorrichtungen entfielen. Das Gesetz enthält nämlich keine Bagatellgrenze und auch die Finanzverwaltung hat keine Bagatellgrenze vorgesehen.

Unser Rat
Um die erweiterte Kürzung durch eine Mitvermietung von Betriebsvorrichtungen nicht zu gefährden, kann es ratsam sein, zwei Vermietungsgesellschaften zu gründen: Eine Gesellschaft vermietet ausschließlich das Grundstück einschließlich Gebäude und erhält so die erweiterte Gewerbesteuerkürzung, während die andere Gesellschaft die Betriebsvorrichtungen vermietet und auch die Gewerbesteuer zahlen muss. Unschädlich für die erweiterte Gewerbesteuerkürzung des Vermieters/Verpächters ist es selbstverständlich auch, wenn der Mieter die Betriebsvorrichtungen nicht mietet, sondern anschafft.

Mit Vollmachten können Sie bereits jetzt bestimmen, wer für Sie entscheiden soll, wenn Sie selbst aufgrund von Unfall, Krankheit, Behinderung oder Tod dazu nicht mehr in der Lage sein sollten.

Aus Gründen der Rechtssicherheit sollten Sie sich durch einen Rechtsanwalt, Notar oder Ihren Berufsverband beraten lassen.

Generalvollmacht
Insbesondere im betrieblichen Bereich können Sie eine sogenannte Generalvollmacht erteilen, die den Bevollmächtigten ermächtigt, in Ihrem Namen in allen betrieblichen Angelegenheiten rechtswirksam für Sie zu handeln. Wegen der weitreichenden Bedeutung einer Generalvollmacht sollte deren Geltungsbereich genau festgelegt werden. Ebenso sollte genau bestimmt werden, ob die Generalvollmacht „widerruflich“ sein soll, „nur zu Lebzeiten“ oder „über den Tod hinaus“ Geltung haben soll. Soll sie auch zu Grundstücksgeschäften, zum Beispiel zum Kauf oder Verkauf eines Grundstücks, zur Bestellung eines Erbbaurechts oder zur Einräumung eines Nießbrauchrechts an einem Grundstück ermächtigen, ist eine notarielle Beurkundung erforderlich. Eine Generalvollmacht kann auch für private Belange erteilt werden, insbesondere für private Vermögensangelegenheiten. Soweit auch die Bevollmächtigung für persönliche Angelegenheiten einbezogen werden soll, darunter die Einwilligung in Operationen, Heilbehandlungen und dergleichen, bietet sich eine sogenannte Vorsorgevollmacht an, die vermögensrechtliche und persönliche Angelegenheiten kombiniert. Eine Generalvollmacht kann auch für betriebliche und private Belange insgesamt erteilt werden und sämtliche Lebensbereiche des Vollmachtgebers erfassen. Wegen der sehr weit reichenden Folgen einer umfassenden Generalvollmacht und des dabei bestehenden Risikos eines Missbrauchs ist eine notarielle Beurkundung sehr empfehlenswert. Insbesondere empfiehlt sich dies, wenn Zweifel an der Geschäftsfähigkeit bestehen und ungewöhnliche Inhalte bevollmächtigt werden sollen. Ein Vorteil einer notariellen Generalvollmacht liegt in der Belehrung durch den Notar, der den Vollmachtgeber über Tragweite, Vertrauenscharakter und Risiken einer sehr weit reichenden Vollmacht aufklärt. Darüber hinaus sorgt der Notar für rechtssichere Formulierungen und trifft Feststellungen zur Geschäftsfähigkeit des Vollmachtgebers. Letzteres kann insbesondere bei Geschäften mit Kreditinstituten wichtig sein, wenn der Vollmachtgeber sich bereits in einem sehr fortgeschrittenen Lebensalter befindet.

Bankvollmacht, Kontovollmacht
Sie können den Gegenstand einer Vollmacht auch dadurch beschränken, dass Sie diese lediglich als Bank- oder Kontovollmacht erteilen. Während sich eine Kontovollmacht auf einzelne Giro-, Depot- oder Sparkonten beschränkt, ist der Anwendungsbereich einer Bankvollmacht deutlich größer. Während der Bevollmächtigte bei einer Kontovollmacht nur Verfügungen über die darin angegebenen Konten treffen kann, berechtigt die Bankvollmacht zur Vertretung des Kontoinhabers bei allen Konten, die von der bestehenden Geschäftsbeziehung mit dem in der Bankvollmacht angegebenen Kreditinstitut umfasst sind. Bank- und Kontovollmacht können sowohl im betrieblichen als auch im privaten Bereich erteilt werden.

Bevor Sie einer Person Ihres Vertrauens eine Bank- oder Kontovollmacht erteilen, sollten Sie sich über Voraussetzungen und Wirkungen durch einen Rechtsanwalt oder Notar beraten lassen. Dies gilt insbesondere für den Fall, dass eine Bank- oder Kontovollmacht über den Tod hinaus erteilt werden soll. Verwenden Sie bei diesen Vollmachten immer die Formulare Ihrer Bank.

Prokura
Der Handelsverkehr, der auf eine schnelle Abwicklung von Geschäften angewiesen ist, hat ein hohes Bedürfnis nach einer genau umschriebenen Vollmacht für leitende Mitarbeiter in Handels- und Gewerbeunternehmen. Die Prokura ist im Handelsgesetzbuch so geregelt, dass der Prokurist zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäfts- und Rechtshandlungen berechtigt ist, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt. Zur Veräußerung und Belastung von Grundstücken ist der Prokurist im Normalfall nicht berechtigt, diese Befugnis muss ihm gesondert erteilt werden. Umgekehrt kann die Prokura im Außenverhältnis nicht beschränkt werden. Sie wird durch den Einzelunternehmer und bei Personengesellschaften durch den geschäftsführenden Gesellschafter erteilt. Bei juristischen Personen ist der gesetzliche Vertreter für die Erteilung der Prokura zuständig, bei einer GmbH also der Geschäftsführer und bei einer AG der Vorstand. Für die GmbH ist zu berücksichtigen, dass der Geschäftsführer im Innenverhältnis für die Bestellung der Prokura einer Genehmigung der Gesellschafterversammlung bedarf. Die Erteilung der Prokura ist daher ebenso wie deren Widerruf zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden. Wegen der starken Wirkung im Handelsverkehr kann die Prokura jederzeit widerrufen werden. Erteilung und Widerruf sind dabei an keine Formvorschriften gebunden. Neben der Erteilung einer Einzelprokura an eine bestimmte Person kann sie auch an mehrere Personen zur gemeinschaftlichen Ausübung als Gesamtprokura erteilt werden.

Vorsorgevollmacht
Während Ehegatten sich häufig Vollmachten zur Regelung ihrer vermögensrechtlichen Angelegenheiten gegenüber Banken und Versicherungen erteilen, liegen oft keine Vollmachten für persönliche Angelegenheiten vor. Dies kann zu Problemen führen, wenn der Einzelne aufgrund von Krankheit oder Behinderung nicht mehr in der Lage ist, in persönlichen Dingen Entscheidungen zu treffen. Denn mangels gesetzlicher Vertretungsmacht kann der eine Ehegatte nicht ohne weiteres rechtswirksam in notwendige Operationen oder andere medizinische Maßnahmen für den anderen Ehegatten einwilligen, wenn dieser aufgrund seines Gesundheitszustandes dazu nicht mehr in der Lage ist. In solchen Fällen prüft das Gericht, ob eine Betreuung nach dem Betreuungsrecht notwendig ist und ob ein Betreuer bestellt werden muss. Dafür kommt natürlich auch der Ehegatte in Betracht, wenn dieser dazu geeignet und auch bereit ist. Fraglich ist nur, ob diese gesetzliche Betreuung über das Gericht von Ihnen gewollt ist und wie dabei die eigenen Wünsche Berücksichtigung finden. Mit einer Vorsorgevollmacht können Sie schon jetzt eine Person Ihres Vertrauens als Bevollmächtigten einsetzen, die bei einer später eintretenden Geschäfts- oder Einwilligungsunfähigkeit für Sie rechtswirksam entscheiden und handeln kann. Den Umfang dieser Vollmacht bestimmen Sie als Vollmachtgeber selbst. Die Vollmacht kann sich nicht nur auf vermögensrechtliche beziehungsweise finanzielle, sondern auch auf persönliche Angelegenheiten beziehen, wie zum Beispiel die Einwilligung in Operationen, Heilbehandlungen und Heimunterbringung. Sie muss schriftlich und in bestimmten Fällen, wie etwa bei der Berechtigung zu Grundstücksverfügungen, notariell beurkundet sein. Einer Bestellung durch das Gericht bedarf es nicht. Wer sicherstellen möchte, dass der Umgang mit seinen digital gespeicherten persönlichen Daten im Vorsorgefall seinen Wünschen entsprechend gehandhabt wird, sollte auch hier Vorkehrungen treffen. Für digital gespeicherte Daten, zum Beispiel in Form von Benutzerkonten im Internet, Nachrichten und Dokumenten, privaten Bildern auf Smartphones und in Onlinespeichern, ist die Errichtung einer über den Tod hinaus wirkenden digitalen Vorsorgevollmacht zu empfehlen. Sie kann auch durch Aufnahme eines entsprechenden Unterpunktes in der allgemeinen Vorsorgevollmacht verankert werden.

Die Bundesregierung hat, wie in jedem Jahr, die Beitragsbemessungsgrenzen zum 1. Januar 2020 erhöht. Die Beitragsbemessungsgrenzen geben an, bis zu welchem Betrag Arbeitsentgelte sozialversicherungspflichtig sind. Übersteigt der Bruttolohn die Bemessungsgrenze, werden die Beiträge zur Sozialversicherung nur bis zur Höhe des jeweiligen Grenzwertes erhoben, und der übersteigende Teil ist sozialversicherungsfrei.

Die bundeseinheitlich für die Kranken- und Pflegeversicherung geltende Beitragsbemessungsgrenze wird ab 2020 auf 4.687,50 Euro pro Monat angehoben. Hiervon zu unterscheiden ist die Versicherungspflichtgrenze für die Kranken- und Pflegeversicherung. Diese gibt an, bis zu welchem monatlichen Einkommen eine Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung besteht. Verdient ein Arbeitnehmer mehr als diesen Grenzwert, kann er freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert bleiben oder zu einer privaten Krankenversicherung wechseln.

Unternehmer, und in bestimmten Fällen auch Privatpersonen, müssen nach den steuerlichen und handelsrechtlichen Vorschriften ihre Geschäftsunterlagen mehrere Jahre lang aufbewahren.

Aufbewahrungsfristen für Unternehmer
Die meisten Buchführungsunterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden; die rein geschäftliche Korrespondenz kann dagegen bereits nach sechs Jahren vernichtet werden. Folgende Unterlagen dürfen ab 2020
vernichtet werden:

• Bücher und Aufzeichnungen aus 2009 oder früher,
• Inventare, die bis Ende 2009 aufgestellt worden sind,
• Jahresabschlüsse, die 2009 festgestellt worden sind,
• Buchungsbelege, die bis Ende 2009 entstanden sind,
• Eingangsrechnungen sowie Doppel oder Kopien der Ausgangsrechnungen, die 2009 oder früher ausgestellt worden sind,
• bis Ende 2013 empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe,
• sonstige Unterlagen, die 2013 oder früher entstanden sind.

Achtung: Die oben genannten Aufbewahrungsfristen laufen jedoch solange nicht ab, wie die Unterlagen für Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind, für die noch keine Festsetzungsverjährung eingetreten ist.

Bei IT-gestützten Buchführungssystemen sowie bei elektronisch empfangenen Rechnungen ist die Aufbewahrungspflicht nur dann erfüllt, wenn die Buchführungsbestandteile und Rechnungen in gespeicherter Form vorliegen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Als Unternehmer müssen Sie dafür Sorge tragen, dass auch Jahre später noch ein elektronischer Zugriff auf die vorhandenen Daten möglich ist. Allein die ausgedruckten Belege, Rechnungen oder Kontoauszüge aufzubewahren ist bei Unterlagen, die im Original nur elektronisch vorliegen, nicht ausreichend.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen
Nach dem Schwarzarbeit-Bekämpfungsgesetz sind auch Privatpersonen verpflichtet, Rechnungen und Belege über bestimmte steuerpflichtige Leistungen aufzubewahren. Darunter fallen insbesondere Rechnungen für handwerkliche Arbeiten am Haus, in der Wohnung oder am Grundstück. Sämtliche Rechnungen über bauliche und planerische Leistungen sowie Wartungs-, Reinigungs-, Instandhaltungs- oder Gartenarbeiten etc. unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Handwerkliche Leistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten darüber hinaus mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Im Jahr 2018 wurde das sogenannte Baukindergeld als staatliche Förderung des Immobilienerwerbs für Familien mit Kindern eingeführt. Familien können einen jährlichen Zuschuss von 1.200 Euro pro Kind über einen Zeitraum von zehn Jahren erhalten.

Baukindergeld wird auch gewährt, wenn gleichzeitig die Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen in Anspruch genommen wird. Dies gilt selbst dann, wenn sich beide Förderungen auf ein und dieselbe Baumaßnahme beziehen.

Für Handwerkerleistungen im Haushalt wird eine Steuerermäßigung von 20 Prozent der in der Rechnung ausgewiesenen Lohnkostenanteile gewährt, höchstens 1.200 Euro pro Jahr. Dieser Ermäßigungsbetrag wird unmittelbar von der Einkommensteuer abgezogen. Eine Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen kommt allerdings dann nicht in Betracht, wenn es sich bei den Arbeiten um öffentlich geförderte Maßnahmen handelt, für die beispielsweise zinsverbilligte Darlehen der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) oder steuerfreie Zuschüsse in Anspruch genommen werden.

Die Landesfinanzbehörden Hamburg und Schleswig-Holstein haben nun im Juli 2019 klargestellt, dass im Unterschied zu KfW-Förderprogrammen für investive Maßnahmen der Bestandssanierung das Baukindergeld eine Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen nicht ausschließt, da hier ausschließlich der erstmalige Erwerb von Wohneigentum oder die Neuanschaffung von Wohnraum gefördert wird.