Autor: SHBB

Der Geschäftsführer einer Gesellschaft kann unter bestimmten Umständen für die Steuerschulden der von ihm vertretenen Gesellschaft in Haftung genommen werden. Allerdings muss er dafür seine steuerlichen Pflichten vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt haben. Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn Steuern nicht rechtzeitig gezahlt werden, das Geld aber zur Tilgung anderer Rechnungen genutzt wird. In einem juristischen Streitfall musste das Finanzgericht Münster (FG) entscheiden, ob eine GmbH-Geschäftsführerin ihre Pflichten verletzt hatte und in Haftung genommen werden konnte.

Folgender Sachverhalt lag zugrunde: Im Jahr 2006 wurde die X-GmbH (Steuerschuldnerin) gegründet. Die Geschäftsführerin war gleichzeitig auch geschäftsführende Gesellschafterin der A-GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) und der Z-GmbH. Die A-GbR erbrachte verschiedene Planungsleistungen, aus denen sich Vergütungsansprüche gegenüber der Steuerschuldnerin und der Z-GmbH ergaben. Die Steuerschuldnerin wiederum hatte Gegenansprüche gegenüber der A-GbR.

Ab dem Jahr 2013 kam es zu diversen Verrechnungen zwischen den Gesellschaften. Mit Haftungsbescheid vom 12.10.2023 nahm das Finanzamt die Geschäftsführerin der X-GmbH in Haftung, da die Umsatzsteuer 2013 und die Körperschaftsteuer 2020 nicht entrichtet worden waren. Dagegen legte diese Einspruch ein. Ihr Antrag vor dem FG war erfolgreich. Nach Ansicht des Gerichts ist es zweifelhaft, ob die Antragstellerin gegen den Grundsatz der anteiligen Tilgung verstoßen hat. Dieser Grundsatz besagt, dass – wenn die Zahlungsmittel der GmbH nicht ausreichen, um sämtliche Verpflichtungen der GmbH zu erfüllen – alle Gläubiger im gleichen Umfang befriedigt werden müssen. Das Gericht kann die Vollziehung des angefochtenen Haftungsbescheids ganz oder teilweise aussetzen, wenn wie hier im Streitfall bei summarischer Prüfung ernstliche Zweifel an dessen Rechtmäßigkeit bestehen, ob die durchgeführten Verrechnungen zulässig waren.

Die Geschäftsführerin kann in Haftung genommen werden, soweit Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis infolge vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung der ihr auferlegten Pflichten nicht oder nicht rechtzeitig erfüllt werden. Bei der Haftung für Umsatz- und Körperschaftsteuer ist der Grundsatz der anteiligen Tilgung zu beachten, wonach die Inanspruchnahme eines gesetzlichen Vertreters einen auf dessen schuldhafte Pflichtverletzung zurückzuführenden Vermögensschaden voraussetzt. Nach
Ansicht des Gerichts hat die Antragstellerin nicht gegen diesen Grundsatz verstoßen. Sie hat den Fiskus nicht benachteiligt.

Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen ausführen, können sich in aller Regel die Vorsteuer auf die Anschaffung und den Bezug unternehmerisch genutzter Gegenstände und Dienstleistungen vom Finanzamt erstatten lassen. Das Umsatzsteuerrecht gewährt auch für den Bezug von gemischt, also sowohl unternehmerisch als auch privat genutzten Gegenständen und Dienstleistungen den vollen Vorsteuerabzug, wenn die unternehmerische Nutzung mindestens zehn Prozent beträgt. Ausgenommen von dieser Regelung sind gemischt genutzte Gebäude. Voraussetzung für den vollen Vorsteuerabzug ist, dass eine ordnungsgemäße Eingangsrechnung vorliegt und eine Zuordnung zum Unternehmensvermögen erfolgt.

Die Zuordnung erfordert eine durch Beweisanzeichen gestützte Zuordnungsentscheidung des Unternehmers. Dabei ist die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs ein gewichtiges Indiz für die Zuordnung eines Gegenstands zum Unternehmensvermögen, die Unterlassung ein ebenso gewichtiges Indiz dagegen. In der Praxis ist die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs die beste Art, die Zuordnungsentscheidung zu dokumentieren. Für die übrigen Fällen reichen nach der neueren Rechtsprechung objektiv erkennbare Beweisanzeichen aus. Um Rechtssicherheit zu erhalten, ist dennoch weiterhin ein kurzes Schreiben oder eine E-Mail innerhalb der gesetzlichen Abgabefrist der Umsatzsteuerjahreserklärung bis 31.07. des Folgejahres an das Finanzamt zu empfehlen.

Eine Fristverlängerung für die Abgabe der Steuererklärung hat für die Dokumentation einer Zuordnungsentscheidung keinen Einfluss. Insbesondere Unternehmer mit ausschließlich umsatzsteuerfreien Tätigkeiten, Kleinunternehmer oder pauschalierende Land- und Forstwirte, die überhaupt keine Umsatzsteuererklärung abgeben, sollten bei gemischt genutzten Gegenständen und
Dienstleistungen eine Unternehmenszuordnung schriftlich gegenüber dem Finanzamt erklären, um eine eventuelle spätere positive Vorsteuerberichtigung zu erlangen.

Zur Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise konnten Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern (Bar-)Zuschüsse oder Sachbezüge bis zu einer Höhe von 3.000 Euro als sogenannte Inflationsausgleichsprämie (IAP) steuerfrei gewähren. Diese Regelung war zeitlich befristet und galt für Zuschüsse im Zeitraum vom 26. Oktober 2022 bis zum 31. Dezember 2024 – unabhängig davon, ob es sich um eine Einmalzahlung handelte oder um einen auf mehrere Monate verteilten Zuschuss. Voraussetzung für die Steuerbefreiung war, dass die IAP zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wurde.

Nach dem Auslaufen der Regelung hat dieses Zusätzlichkeitserfordernis allerdings für Verunsicherung gesorgt. Hintergrund ist der Wortlaut im Einkommensteuergesetz. Im Sinne des Einkommensteuergesetzes werden Leistungen des Arbeitgebers unter anderem nur dann zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht, wenn bei Wegfall der steuerbegünstigten Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird. Um zu vermeiden, dass ihren Beschäftigten durch den Wegfall der Prämie bei anhaltend hohen Preisen weniger Geld zur Verfügung steht, wollten einige Arbeitgeber aber nunmehr das zu versteuernde Gehalt ihrer Angestellten erhöhen. Kann eine nach dem Auslaufen der Regelung vorgenommene Lohnerhöhung also nachträglich dazu führen, dass die gewährte IAP versteuert werden muss?

BMF-Antwort auf Anfrage des Steuerberaterverbandes
Das Bundesfinanzministerium hat hierzu in einem Schreiben an den Deutschen Steuerberaterverband vom 23.12.2024 folgendes klargestellt: Sofern im Vorjahr die IAP vom Arbeitgeber gezahlt wurde, sind anschließende Lohnerhöhungen unschädlich, sofern diese auf einer gesonderten Vereinbarung beruhen – und zwar egal in welcher Form die IAP gewährt wurde. Es sei auch unerheblich, ob die Lohnerhöhungen noch im Zeitraum der Prämienzahlung oder unmittelbar danach vereinbart werden. Die IAP soll selbst dann steuerfrei bleiben, wenn im Monat nach Zahlung einer IAP eine der Höhe nach gleiche Gehaltserhöhung gezahlt wird, die ebenfalls mit Inflationsgesichtspunkten begründet wird.

Hierzu ein Beispiel: Ein Arbeitgeber gewährte seinen Arbeitnehmern eine IAP von 2.000 €, die in monatlichen Teilbeträgen von jeweils 200 € in den Monaten Februar bis November 2024 ausgezahlt worden ist. Im November 2024 wird eine dauerhafte Lohnerhöhung um 200 € monatlich vereinbart, die ab dem 1. Dezember beginnt. Die in den Monaten Februar bis November 2024 geleisteten Sonderzahlungen bleiben steuer- und beitragsfrei, während die Lohnerhöhung ab Dezember 2024 der Steuer- und Sozialversicherungspflicht unterliegt.

Unklar ist, ob die oben genannte Auffassung zum Zusätzlichkeitserfordernis auch für andere Steuerbefreiungs- oder Pauschalierungsvorschriften gilt. In diesen Fällen wird bisher geraten, entweder die Lohnerhöhung erst zwei Monate nach Wegfall der begünstigen Leistung zu gewähren und zugleich darauf zu achten, dass entfallender und erhöhter Lohn der Höhe nach nicht übereinstimmen, oder vor Vereinbarung der Lohnerhöhung eine sogenannte Anrufungsauskunft beim zuständigen Finanzamt einzuholen.

In den vergangenen Jahren sind die elektronischen Meldepflichten gegenüber den Finanzämtern immer weiter ausgebaut worden, so dass viele Informationen ohne Zutun der Steuerzahler direkt elektronisch an die Finanzbehörden übermittelt werden. Dies gilt etwa für Rentenbezugsmitteilungen und Lohnsteuerbescheinigungen, also sowohl für aktive Arbeitnehmer als auch für Pensionäre mit Versorgungsbezügen. Die Einkünfte von Rentnern und Pensionären sind den Finanzämtern daher in der Regel lückenlos bekannt, sofern sie keine Nebeneinkünfte erzielen.

Seit 2018 können Rentner und Pensionäre in den Bundesländern Brandenburg, Bremen, Mecklenburg-Vorpommern und Sachsen eine vereinfachte Einkommensteuererklärung abgeben – eine sogenannte „Erklärung zur Veranlagung von Alterseinkünften“. Auf dem zweiseitigen Vordruck müssen Rentner und Pensionäre lediglich allgemeine Angaben zu ihrer Person und zu steuermindernden Kosten (Vorsorgeaufwendungen, Spenden und Mitgliedsbeiträge, Kirchensteuer, außergewöhnliche Belastungen, haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen) machen. Die übrigen Daten zu Renten, Pensionen sowie Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträgen werden von den Finanzämtern automatisch berücksichtigt.

Der Vordruck ist auf den Internetseiten des Bundesfinanzministeriums eingestellt und kann auch direkt am PC ausgefüllt und dann als Papierausdruck unterschrieben an das zuständige Finanzamt übersandt werden. Wichtig: Die vereinfachte Erklärung kommt nur für Rentner und Pensionäre in Betracht, die keine Nebeneinkünfte z.B. aus Vermietung und Verpachtung erzielt haben.

Die Finanzverwaltung hat ein kostenloses ELSTER-Tool zur Visualisierung von elektronischen Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) zur Verfügung gestellt.

Unter www.e-rechnung.elster.de können Unternehmer ihre E-Rechnung hochladen und bildhaft machen. Eine Anmeldung ist dafür nicht erforderlich.

Hintergrund: Die E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Um europaweit einen einheitlichen technischen Standard zu etablieren, wurde seitens der EU eine Norm (CEN 16931) für das Datenformat zur elektronischen Rechnungsstellung als Standard entwickelt. Diese Norm ist in Deutschland gesetzlich festgeschrieben worden.

Bisher erfüllen bereits die sogenannte XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung die technischen Voraussetzungen. Die XRechnung enthält aber ausschließlich den für E-Rechnungen vorgeschriebenen strukturierten Datensatz. Und diese (reine) XML-Datei kann nicht ohne Weiteres am Bildschirm gelesen werden, sondern nur mit speziellen Viewern. Einen solchen stellt die Finanzverwaltung nun bereit. Bei der ZUGFeRD-Rechnung wird zusätzlich zur steuerrechtlich maßgeblichen XML-Datei ein PDF mitgeliefert, das mit herkömmlichen Programmen geöffnet werden kann.

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt für Rechnungen von Unternehmen an Unternehmen. Sie trat am 01.01.2025 in Kraft. Aufgrund des Umstellungsaufwandes gibt es aber Übergangsregelungen. Bereits seit Jahresbeginn 2025 müssen Unternehmen allerdings in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dazu reicht die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs aus.

Alles Wichtige zur E-Rechnung unter www.shbb-lbv.de/e-rechnung

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen („Kassengesetz“) aus 2016 wurde die Belegausgabepflicht bei Barzahlungen zum 01.01.2020 eingeführt. Mit dem Kassengesetz verbunden ist gegenüber der Finanzverwaltung auch eine Meldepflicht für die in den Unternehmen eingesetzten elektronischen Kassensysteme. Bisher war die Meldeverpflichtung von der Finanzverwaltung ausgesetzt. Das ändert sich nun. Die Finanzverwaltung stellt die elektronische Übermittlungsmöglichkeit über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle seit dem 01.01.2025 zur Verfügung. Der Softwarepartner der SHBB/LBV-Gruppe, die DATEV eG, arbeitet noch an einer technischen Umsetzung. Die wichtigsten Fragen und Antworten haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst:

Welche Kassensysteme sind betroffen?

Alle elektronischen Kassensysteme sind von der Meldepflicht betroffen. Das gilt beispielsweise auch für sogenannte Kassenwaagen. Ebenso sind Taxameter und Wegstreckenzähler zu melden. Nicht betroffen sind offene Ladenkassen.

Welche Fristen sind zu beachten?

Die Meldepflicht von vor dem 01.07.2025 angeschafften elektronischen Kassensystemen ist bis zum 31.07.2025 je Betriebsstätte durchzuführen.

Ab dem 01.07.2025 angeschaffte elektronische Kassensysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung anzumelden. Dies gilt ebenfalls für ab dem 01.07.2025 außer Betrieb genommene elektronische Kassensysteme. Dabei ist zu beachten, dass bei der Mitteilung der Außerbetriebnahme eines elektronischen Kassensystems vorher dessen Anschaffung mitzuteilen ist.

Elektronische Kassensysteme, die vor dem 01.07.2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und im Unternehmen nicht mehr vorgehalten werden, sind nur mitzuteilen, wenn die Meldung der Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist. Anderenfalls können sie unangemeldet bleiben.

Was ist unter einer Betriebsstätte zu verstehen?

Bei jeder Mitteilung sind stets alle elektronischen Kassensysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung zu übermitteln. Gemietete oder geleaste elektronische Kassensysteme stehen den angeschafften elektronischen Kassensystemen gleich.

Eine Betriebsstätte ist grundsätzlich jede Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient. Das mitzuteilende elektronische Kassensystem ist grundsätzlich der Betriebsstätte zuzuordnen, in der es verwendet wird. Wird ein elektronisches Kassensystem in mehreren Betriebsstätten verwendet, ist es grundsätzlich einer Betriebsstätte eindeutig zuzuordnen. Dies kann zum Beispiel die Stätte der Geschäftsleitung oder die Betriebsstätte, in der es überwiegend verwendet wird, sein. Bei Taxametern oder Wegstreckenzählern ist das jeweilige Kfz-Kennzeichen des Fahrzeuges mitzuteilen.

Die Mitteilungen sind getrennt für jede einzelne Betriebstätte abzugeben. Bei einer Korrektur oder Anpassung (z. B. aufgrund von Anschaffung, Außerbetriebnahme oder Wechsel der Betriebsstätte eines elektronischen Kassensystems) sind aktualisierte Mitteilungen für die betroffenen Betriebstätten zu übermitteln.

Auch für noch nicht eröffnete Betriebsstätten hat eine Mitteilung zu erfolgen, sofern elektronische Kassensysteme bereits angeschafft worden sind.

Was ist mitzuteilen?

Folgende Informationen sind elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln:

• Name des Steuerpflichtigen
• Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
• Art des verwendeten elektronischen
• Aufzeichnungssystems
• Anzahl der verwendeten elektronischen
• Aufzeichnungssysteme
• Seriennummer des verwendeten elektronischen
• Aufzeichnungssystems
• Datum der Anschaffung des verwendeten
• elektronischen Aufzeichnungssystems

Im Zeitverlauf meldepflichtig sind die Vorgänge „Anmeldung“, „Abmeldung“, „Änderung“ bzw. „Korrektur“ des Kassensystems. Wird eine Kasse außer Betrieb genommen, muss abschließend das Datum der Außerbetriebnahme an das Finanzamt übermittelt werden. Durch die Kassenmeldepflicht will der Gesetzgeber prüfen und sicherstellen, dass alle Betriebe mit gesetzeskonformen Kassensystemen arbeiten.

Wie ist die Seriennummer der TSE aufgebaut?

Jedes elektronische Kassensystem verfügt über eine sogenannte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Die Seriennummer ergibt sich aus der Systemdokumentation zum elektronischen Aufzeichnungssystem oder meist aus der Rechnung über die Anschaffung der TSE. Die Seriennummer muss seit 2024 grundsätzlich auf dem Kassenbeleg angegeben werden. Die Seriennummer muss bei der Meldung mit 64 Zeichen als Hexadezimal-Code (ausschließlich Zahlen von 0 bis 9 oder die Buchstaben A – F) angegeben werden.

Wie kann die Meldeverpflichtung erfüllt werden?

Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit steht über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle seit dem 01.01.2025 zur Verfügung. Die Mitteilung kann wie folgt an die Finanzbehörde übermittelt werden:

• per Direkteingabe im ELSTER-Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“ auf www.elster.de,
• per Upload einer XML-Datei auf www.elster.de in MEIN ELSTER oder
• per Datenübertragung aus einer Software via der ERiC-Schnittstelle.

Die Finanzverwaltung hat zur Meldeverpflichtung eine Ausfüllanleitung veröffentlicht.
Hier können Sie das Dokument herunterladen.

In der Praxis werden sicherlich auch die Kassenaufsteller oder Kassenhersteller unterstützen.