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Die private Nutzung eines Firmen- oder Dienstwagens kann entweder pauschal nach der sogenannten Ein-Prozent-Methode oder auf der Grundlage eines Fahrtenbuchs versteuert werden. Bei der Fahrtenbuchmethode sind die tatsächlichen Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der betrieblichen/dienstlichen Fahrten einerseits und der privaten Fahrten andererseits durch ein Fahrtenbuch nachzuweisen. An die Führung eines Fahrtenbuchs stellt die Finanzverwaltung hohe formale Anforderungen.

Allgemeine Anforderungen
Sinn und Zweck eines Fahrtenbuchs für steuerliche Zwecke ist es insbesondere, den Privatanteil an der Gesamtfahrleistung vollständig, richtig und nachprüfbar darzulegen. Im Fahrtenbuch sind daher betriebliche/dienstliche und private Fahrten gesondert nachzuweisen. Bei Privatfahrten genügt die Aufzeichnung des Datums sowie des Kilometerstands zu Beginn und zum Ende der Fahrt. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist ein kurzer Vermerk ausreichend. Für geschäftliche Reisen müssen zusätzlich Angaben zum Fahrtziel, zum Reisezweck und zu den aufgesuchten Geschäftspartnern und Kunden dokumentiert werden.

Besteht eine Dienstreise aus mehreren Abschnitten, in denen nacheinander Geschäftspartner und Kunden an verschiedenen Orten aufgesucht werden, ist aus Vereinfachungsgründen eine zusammenfassende Eintragung zulässig und es genügt die Angabe des Gesamtkilometerstandes am Ende der gesamten Reise. Die während der Fahrt aufgesuchten Ziele sind dann in der zeitlichen
Reihenfolge aufzuführen.

Auf die Angabe der Namen der Geschäftspartner oder Kunden kann ausnahmsweise verzichtet werden, wenn diese sich aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergeben. Die Angabe des Ortes ohne Nennung von Namen ist allerdings nicht zulässig, wenn in dem Ort mehrere Geschäftspartner oder Kunden ansässig oder etwa im Stadtgebiet mit mehreren Filialen vertreten sind. Für besonders häufig aufgesuchte Fahrtziele ist die Verwendung von Abkürzungen oder Nummerierungen zulässig, soweit diese verständlich sind oder die verwendeten Nummern in einem dem Fahrtenbuch beigefügten Verzeichnis oder Erläuterungsblatt näher aufgeschlüsselt werden.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Dadurch soll sichergestellt werden, dass nachträgliche Einfügungen und Änderungen ausgeschlossen oder als solche erkennbar sind.

Elektronisches Fahrtenbuch
Zur Erleichterung der notwendigen Aufzeichnungen werden neben den klassischen Fahrtenbüchern in Papierform verschiedene elektronische Systeme mit GPS-Ortung angeboten, die nach jeder Fahrt automatisch Start- und Zielort sowie die gefahrenen Kilometer auslesen. Der Fahrer muss zusätzlich den Anlass der Fahrt sowie des aufgesuchten Geschäftspartners oder Kunden ergänzen. Die  Finanzverwaltung erkennt elektronische Fahrtenbücher nur an, wenn sie zeitnah geführt werden und sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Die zusätzlichen Angaben des Fahrers zum Anlass der Fahrt, den aufgesuchten Geschäftspartnern oder Kunden beziehungsweise die Zuordnung zu einer Privatfahrt muss innerhalb von sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt erfolgen. Zusätzlich sollten die durch GPS übermittelten Kilometerstände halbjährlich mit dem tatsächlichen Tachostand des Fahrzeugs abgeglichen und eventuelle Abweichungen dokumentiert werden.

Die derzeit am Markt erhältlichen elektronischen Fahrtenbücher unterscheiden sich unter anderem danach, ob sie fest im Fahrzeug eingebaut oder als Mobilgeräte fahrzeugunabhängig sind sowie hinsichtlich der Technik der Datenerfassung. Während einige Systeme mit Smartphone-Apps arbeiten, die GPS-Erfassung also über das Mobiltelefon erfolgt, nutzen andere, wie zum Beispiel das der Firma Vimcar, die im Fahrzeug vorhandene On-Board-Diagnose-Schnittstelle. An diese wird ein  Fahrtenbuchstecker angeschlossen, der ein GPS-Modul mit integrierter SIM-Karte zur  Datenübertragung auf das Smartphone oder den PC enthält. Vorteil dieses Systems ist es, dass die Daten unmittelbar aus dem Fahrzeug bezogen werden und der Kilometerstand laut Fahrtenbuch automatisch mit dem des Fahrzeugs übereinstimmt.

Die Finanzverwaltung nimmt bisher keine Zertifizierungen von elektronischen Fahrtenbüchern vor, da die Ordnungsmäßigkeit neben technischen Anforderungen auch die ordnungsgemäße Bedienung voraussetzt. Die Prüfung der Fahrtenbücher erfolgt daher stets einzelfallbezogen bei der Einkommensteuerveranlagung und/oder im Rahmen steuerlicher Betriebsprüfungen.

Sind die Fahrtenbuchaufzeichnungen ungenau, fehlen Angaben oder können nachträgliche Änderungen nicht ausgeschlossen werden, führt dies regelmäßig zur Versagung der Anerkennung des Fahrtenbuchs – egal, ob das Fahrtenbuch in Papier- oder elektronischer Form geführt wird. Dies hat zur Folge, dass der private Nutzungsanteil vom Finanzamt nachträglich nach der Ein-Prozent-Methode ermittelt wird.

 

Die Herstellung eines Hauswasseranschlusses wird umsatzsteuerlich wie die Lieferung von Wasser behandelt und ist deshalb mit dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von sieben Prozent zu besteuern. Dieses gilt auch, wenn die Arbeiten nicht von einem Wasserversorgungsunternehmen, sondern von einem Handwerksbetrieb erbracht werden.

Unter die umsatzsteuerliche Leistung „Lieferung von Wasser“ fällt auch die Herstellung des Hauswasseranschlusses sowie Arbeiten am Wasseranschluss, die der Aufrechterhaltung der Wasserversorgung dienen. Ohne einen Hausanschluss kann dem Grundstückseigentümer nämlich kein Wasser geliefert werden. Der Anschluss ist dementsprechend für die Wasserlieferung zwingend notwendig und deshalb ermäßigt zu besteuern. Diese Rechtsauffassung hat die Finanzverwaltung bisher nur dann akzeptiert, wenn ein Wasserversorgungsunternehmen den Hausanschluss gelegt hat.

Mit Urteil aus Februar 2018 hat der Bundesfinanzhof (BFH) den Anwendungsbereich erweitert: Auch wenn der Hauswasseranschluss von einem Handwerksbetrieb gelegt wird und nicht vom Wasserversorger, gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz. Der BFH widerspricht damit der bisherigen Auffassung der Finanzverwaltung.

Eine Reaktion des Bundesfinanzministeriums (BMF) liegt noch nicht vor. Es wird davon ausgegangen, dass das BMF das aktuelle höchstrichterliche Urteil allgemein umsetzen und für die Vergangenheit Übergangsregelungen schaffen wird.

Die EU-Kommission hatte gegen Deutschland ein Vertragsverletzungsverfahren eingeleitet, mit dem sie die ihrer Auffassung nach nicht ordnungsgemäße Anwendung der in der Mehrwertsteuersystemrichtlinie vorgesehenen Sonderregelung für Reisebüros in Deutschland beanstandete.

Mit Urteil aus Februar 2018 hat der Europäische Gerichtshof nun entschieden, dass Deutschland gegen die Verpflichtungen aus der Mehrwertsteuersystemrichtlinie verstößt. Dieser Verstoß besteht darin, dass Reiseleistungen, die gegenüber Steuerpflichtigen erbracht werden, die diese Leistungen für ihr Unternehmen nutzen, von der Mehrwertsteuersonderregelung für Reisebüros, der sogenannten Margenbesteuerung, ausgeschlossen werden. Derzeit sieht das deutsche Umsatzsteuergesetz nämlich nur eine Margenbesteuerung für Reiseleistungen gegenüber Privatkunden vor.

Die Bundesregierung wird auf die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes reagieren müssen. Bis zu einer gesetzlichen Änderung des Umsatzsteuergesetzes steht den betroffenen Unternehmern ein Wahlrecht zu. Sofern die Regelungen der EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie für sie günstiger sind, können sie sich darauf berufen.

Nach Schätzungen der Finanzverwaltung entstehen jährlich Steuerausfälle in Milliardenhöhe durch manipulierte Kassen. Vor diesem Hintergrund trat Ende Dezember 2016 das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen in Kraft. Der Gesetzgeber will damit Steuerausfällen entschieden entgegentreten. Das SHBB Journal hatte in Ausgabe 1/2017 ausführlich über die Neuregelungen berichtet.

Ein Kernpunkt der gesetzlichen Neuregelung ist die Einführung einer Kassen-Nachschau. So darf seit Anfang 2018 ein Amtsträger der Finanzverwaltung ohne Vorankündigung Betriebe zur Kassen-Nachschau aufsuchen. Mit einem aktuellen Schreiben aus Mai 2018 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) einen Anwendungserlass zur Durchführung einer Kassen-Nachschau veröffentlicht. Der Inhalt des BMF-Schreibens sowie Praxishinweise hierzu sollen anhand des nachfolgenden Fragen-Antworten-Katalogs vorgestellt werden:

Wird die Kassen-Nachschau angekündigt?
Die Kassen-Nachschau wird durch die Finanzverwaltung außerhalb einer Außenprüfung durchgeführt und dementsprechend nicht vorher angekündigt.

Muss der Steuerpflichtige die Kassen-Nachschau dulden?
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, dass die Durchführung einer Kassen-Nachschau gegenüber dem beauftragten Finanzbeamten mittels Einspruch angefochten wird. Der Einspruch hat allerdings keine aufschiebende Wirkung und hindert daher nicht an der Durchführung der Kassen-Nachschau. Dazu müsste neben dem Einspruch auch ein Antrag auf Aussetzung der Vollziehung gestellt werden.  Problematisch hierbei ist allerdings, dass der Einspruch und auch der Antrag auf Aussetzung der Vollziehung sofort bei Erscheinen des Amtsträgers in den Räumlichkeiten des Steuerpflichtigen gestellt werden müsste. Nach Abschluss einer Kassen-Nachschau sind der Einspruch sowie der Antrag auf Aussetzung der Vollziehung nämlich unzulässig. Wenn Ergebnisse einer Kassen-Nachschau in einem Steuerbescheid berücksichtigt werden, muss dieser Steuerbescheid angefochten werden.

Welche Kassensysteme unterliegen der Kassen-Nachschau?
Der Kassen-Nachschau unterliegen unter anderem elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen. Bei offenen Ladenkassen erfolgt eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie der manuellen Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel.

Welchen Zeitraum umfasst eine Kassen-Nachschau?
Das Gesetz sieht keinen bestimmten Zeitraum für eine Kassen-Nachschau vor. Nach Auffassung des BMF bestimmt der mit der Kassen-Nachschau beauftragte Amtsträger den Zeitraum.

Kann der Amtsträger einen Kassensturz verlangen?
Im Rahmen einer Kassen-Nachschau kann der Amtsträger einen sogenannten „Kassensturz“ verlangen. Nach Auffassung des BMF ist die Kassensturzfähigkeit ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit  von Kassenaufzeichnungen jedweder Form. Ob ein Kassensturz in der Praxis verlangt wird, ist eine Ermessensentscheidung des mit der Kassen-Nachschau beauftragten Amtsträgers.

Muss sich der Finanzbeamte ausweisen?
Der Finanzbeamte hat sich spätestens dann auszuweisen, wenn er öffentlich nicht zugängliche Geschäftsräume betreten will, den Unternehmer oder dessen Angestellte auffordert, die Kasse zugänglich zu machen oder Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Führung des elektronischen Kassensystems vorzuhaltenden Organisationsunterlagen, insbesondere Bedienungsanleitung,
Programmierprotokolle oder ähnliches, vorzulegen, Einsichtnahme in die digitalen Daten beziehungsweise deren Übermittlung verlangt oder um spezielle Auskünfte bittet. Die betroffenen Unternehmer oder deren Angestellte sollten sich in diesem Fall in der Praxis insbesondere den Namen des Finanzbeamten notieren.

Was passiert bei einer Kassen-Nachschau, wenn der Unternehmer nicht anwesend ist?
Wenn der Unternehmer selbst oder der gesetzliche Vertreter beispielsweise der Geschäftsführer einer GmbH nicht anwesend ist, aber Personen, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs-und Benutzungsrechte des Kassensystems verfügen, hat der Finanzbeamte sich gegenüber diesen Personen auszuweisen und sie zur Mitwirkung bei der Kassen-Nachschau aufzufordern. Diese Personen sollen dann nach Auffassung des BMF die Pflichten des Unternehmers erfüllen, soweit sie hierzu rechtlich und tatsächlich in der Lage sind.

Diese Auffassung des BMF hatte bereits im Vorwege zu erheblichen Diskussionen geführt. In der Regel muss sich nämlich das Ladenpersonal nur mit der Kasse auskennen und ist nur zum Verkauf von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen im Auftrag des Unternehmers ermächtigt. Von einer Bevollmächtigung des Ladenpersonals, den Unternehmer gegenüber der Finanzbehörde zu vertreten, kann nicht allgemein ausgegangen werden. Potentiell von einer Kassen-Nachschau betroffene Unternehmer sollten deshalb nicht befugten Mitarbeitern Auskünfte gegenüber der Finanzverwaltung untersagen.

Darf der Finanzbeamte in den Geschäftsräumen die Abläufe beobachten, ohne sich vorher auszuweisen?
Die Beobachtung der Kasse und ihrer Handhabung in Räumlichkeiten, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist nach Auffassung des BMF ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt beispielsweise auch für Testkäufe.

Hat der Finanzbeamte Zugriff auf die Kassendaten und Kassenbelege?
Die Abgabenordnung sieht ein Datenzugriffsrecht bei einer Kassen-Nachschau vor. Dementsprechend hat der Unternehmer auf Verlangen dem Finanzbeamten für einen bestimmten Zeitraum Einsichtnahme in seine digitalen Kassenaufzeichnungen und Kassenbuchungen sowie die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen, beispielsweise Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle und ähnliches, zu gewähren. Der Finanzbeamte kann darüber hinaus verlangen, dass ihm die gespeicherten Daten auf einem Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Ab 2020 sind die digitalen Aufzeichnungen über einen dann notwendigerweise zum Einsatz kommenden Fiskalspeicher in einem standardisierten Format zur Verfügung zu stellen.

Welche Folgen treten bei Beanstandungen der Kassenaufzeichnung ein?
Sofern Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen beziehungsweise Kassenbuchungen oder ab 2020 hinsichtlich des Fiskalspeichers bestehen, kann der Finanzbeamte ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer normalen Außenprüfung übergehen. Bei dieser Entscheidung handelt es sich um eine Ermessensentscheidung. Anlass zu Beanstandungen kann nach Auffassung des BMF beispielsweise bestehen, wenn Dokumentationsunterlagen wie die aufbewahrungspflichtige Bedienungsanleitung oder Protokolle nachträglicher Programmänderungen des Kassensystems nicht vorgelegt werden können.

Wird über die Kassen-Nachschau ein Bericht gefertigt?
Ein Prüfungsbericht über die Kassen-Nachschau ist nach Auffassung des BMF nicht zu fertigen.

Unser Rat
Bisher gibt es noch kaum Praxiserfahrungen im Zusammenhang mit der Durchführung einer Kassen-Nachschau durch die Finanzverwaltung. Wenn ein Finanzbeamter in Ihren Geschäftsräumen zur Kassen-Nachschau erscheint, heißt es zu allererst: Ruhe bewahren und Ihren Steuerberater informieren. Für Fragen rund um die ordnungsgemäße Kassenführung steht Ihnen Ihre SHBB Beratungsstelle zur Verfügung.

Immer wieder kommt es vor, dass im Rahmen von Betriebsprüfungen unentgeltliche Wertabgaben aufgedeckt werden und so eine nachträgliche Umsatzsteuerbelastung entsteht. Diese Umsatzsteuer kann selbst bei Einhaltung der übrigen Voraussetzungen vom Empfänger einer unentgeltlichen Wertabgabe nicht als Vorsteuer abgezogen werden, da hierüber keine Rechnung erstellt werden darf. Somit kommt es in solchen Fällen zur Definitivbelastung mit Umsatzsteuer.

In einem erst jetzt bekannt gewordenen Urteilsfall aus dem Jahr 2016 musste sich das Finanzgericht Münster (FG) mit der Frage auseinandersetzen, ob eine nachträgliche Entgeltvereinbarung bei einer unentgeltlichen Wertabgabe wirksam ist oder nicht. Das FG hatte entschieden, dass zwischen einem leistenden Unternehmer und dem Leistungsempfänger nachträglich ein zu einem Leistungsaustausch führendes Rechtsverhältnis begründet werden kann, auch wenn die Leistung ursprünglich unentgeltlich erbracht worden ist. In diesem Fall muss sich aus der Vereinbarung ergeben, dass für diese Leistung im Nachhinein eine Gegenleistung geschuldet wird. Im Urteilsfall hatte eine GmbH, in der die Ehefrau Allein-Gesellschafterin und der Ehemann Geschäftsführer war, diverse Leistungen gegenüber einem Einzelunternehmen des Ehemannes ausgeführt. Abrechnungen wurden in diesem Zusammenhang nicht erstellt. Im Rahmen einer Betriebsprüfung würdigte die Finanzverwaltung die ausgeführten Leistungen zum einen körperschaftsteuerlich als verdeckte Gewinnausschüttung, zum anderen umsatzsteuerlich als unentgeltliche Wertabgabe. Dementsprechend sollte auf die unentgeltliche Wertabgabe Umsatzsteuer festgesetzt werden. Als Reaktion auf die Feststellungen der Betriebsprüfung stellte die Klägerin zwei Jahre später Rechnungen in entsprechender Höhe inklusive der strittigen Umsatzsteuer aus. Diese Rechnungen wurden auch vom Ehemann beglichen und der Vorsteuerabzug daraus geltend gemacht.  Das FG sah diese Handhabung als rechtskonform an. Nach der rechtlichen Beurteilung des FG kann bei einer unentgeltlich erbrachten Leistung im Zuge einer nachträglichen Vereinbarung ein zu einem Leistungsaustausch führendes Rechtsverhältnis mit Vorsteuerabzug entstehen. Beachtet werden muss allerdings, dass das Entgelt vom Leistungsempfänger auch tatsächlich gezahlt wird – wie im oben beschriebenen Urteilsfall geschehen.

Das FG hatte die Revision nicht zugelassen. Eine daraufhin durch die Finanzverwaltung angestrengte Nichtzulassungsbeschwerde war erfolgreich. Dementsprechend ist das Revisionsverfahren nunmehr vor dem Bundesfinanzhof anhängig. Das SHBB Journal wird über die Entwicklung der Rechtsfrage weiter berichten.

Die Betriebs- und Steuerberatungsgesellschaft SHBB mbH ist seit vielen Jahrzehnten ein verlässlicher Ausbildungspartner und sichert so auch für die Zukunft die hohe Qualität seiner Dienstleistungen für seine Mandanten und Auftraggeber. Gleichzeitig bietet der Unternehmensverbund seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit einer fundierten Ausbildung hervorragende Berufsperspektiven und interessante Karrieremöglichkeiten: Die Steuerfachangestellten werden nach ihrer Ausbildung regelmäßig von ihrer Ausbildungskanzlei übernommen. Davon profitieren natürlich auch die Auftraggeber, mit denen die Steuerfachangestellten in spe bereits während ihrer Ausbildung vertrauensvoll zusammenarbeiten konnten.

Im Prüfungszeitraum 2017/2018 haben Thessa Haase, Nane Cornelia Koops und Almke-Tineke Schaa erfolgreich die Abschlussprüfung zur/zum Steuerfachangestellten absolviert.

Weitere Informationen rund um die Themen Ausbildung und Studium finden Sie unter www.deine-zukunft-steuern.de und www.mehr-als-du-denkst.de.